Le plus grand mouvement de jeunesse belge francophone (54.000 membres) a confié à Audaxis la refonte de son système d’information à partir de l’ERP open source Compiere.
La fédération Les Scouts est la plus grande association de jeunesse en Belgique francophone avec plus de 44.000 jeunes, 300.000 adresses gérées, 10.000 animateurs bénévoles, 416 unités, et 1.700 camps par an. Le mouvement dispose d’une structure professionnelle de 50 permanents et 120 cadres fédéraux qui assurent les services aux membres.
Dans le cadre d’un plan informatique à 2 ans, la fédération s’est lancée dans un projet de refonte de la gestion de ses membres et d’observatoire de ses unités.
La refonte du système a été organisée par module de sorte à répartir la charge. Les premiers modules (membres et contacts, unités, cotisations, camps) qui constituent le cœur du nouveau système sont à présent opérationnels.
L’open source moteur d’innovation
Le choix de l’ERP Compiere a été motivé par la technologie innovante de l’application et sa grande capacité à s’adapter à la structure de l’organisation. La fédération regroupe des fonctions très différentes (assistants fédéraux, responsables d’unités, animateurs, gestionnaires de centres…), une personne pouvant avoir plusieurs fonctions au sein de l’organisation.
Outre l’évolution technologique requise pour décentraliser les saisies et multiplier les interactions avec le site web, le nouveau système d’information a pour objet une refonte complète du mode d’administration des données et de la sécurité, de sorte que chacun n’accède qu’aux données liées à son niveau hiérarchique.
Des changements fréquents, une organisation très évolutive
La Fédération présente une organisation complexe sur plusieurs niveaux : fédération, groupes d’unités, unités, sections, branches qui suppose de segmenter l’accès aux données. La gestion est centrée autour de la notion d’unité. La composition des unités change à chaque rentrée, d’où des modifications fréquentes à effectuer dans la base de données : un tiers des membres changent ou évoluent au sein de l’organisation, et les bénévoles connaissent une forte rotation.
Grâce à la flexibilité du modèle de données de Compiere, la fédération dispose aujourd’hui d’un système parfaitement adapté à sa structure, permettant de modifier rapidement les données des membres et d’effectuer des recherches rapides par niveau d’organisation.
Un accès web permettant de décentraliser la mise à jour d’informations de masse
L’objectif premier du projet consistait à soulager l’activité du bureau central en décentralisant vers les bénévoles la mise à jour des informations liées aux membres.
Compiere dispose d’une interface web qui permet aux responsables d’unités d’accéder à tout moment à l’application pour mettre à jour de façon sécurisée les coordonnées et cotisations des membres. Des web services ont été mis en place pour transférer des informations aux sections et unités.
Une solution complète et intégrée
Le siège de la fédération offre de multiples services à ses membres. L’objectif de Compiere est d’offrir une gestion transverse de l’ensemble de ces activités : gestion des calendriers, abonnement aux revues, campagnes de collecte, production et diffusion de supports d’animation, inscriptions à plus de 500 formations, inscriptions et gestion de 1.700 camps annuels, gestion des centres (locaux, travaux)…
Un module de customer care permettra prochainement à la fédération la prise en charge des demandes des membres via une cellule dédiée qui répond en 48h à toutes les demandes émanant des scouts, animateurs ou parents telles que la gestion d’un incident survenu lors d’un camp ou l’inscription à une formation. Compiere permettra aux utilisateurs de disposer d’écrans de recherche rapide d’informations ainsi que d’un historique de chaque évènement et des documents s’y rapportant. Le service offrant une assistance 24h/24, le responsable de garde disposera d’un accès à tout moment à toutes les informations via le web.
La plateforme livrée par Audaxis prévoit également une solution décisionnelle intégrée à Compiere, basée sur la suite open source JasperBI. Le datawarehouse appelé « Observatoire des Unités » est destiné à mesurer toutes les données démographiques et géographiques liées à l’activité et évaluer -à l’aide d’archives et de données statistiques externes- l’évolution potentielle de la vie du mouvement.
Une solution robuste
La plateforme livrée présente une excellente adéquation entre les fonctions attendues et ce qui a été fourni. La maîtrise de Compiere par les consultants Audaxis et leur force de proposition a permis de mettre en place une solution de qualité alliant flexibilité, ouverture et robustesse.