L’ERP en 2021 : 5 réalités que vous ne pouvez pas ignorer

L’ERP est régulièrement impacté par l’émergence de nouvelles technologies, l’évolution des outils de communication, mais aussi des pratiques des utilisateurs. 

En 2020, les activités et l’organisation de votre entreprise ont été bouleversées.  Vous avez peut-être dû adapter certains processus de gestion, ou concevoir rapidement des solutions pour continuer de servir vos clients…  

2021 sera sans doute l’année pour repenser votre système d’information afin de faire face aux défis de demain. Au cœur du fonctionnement de votre entreprise, l’ERP sera une de vos préoccupations majeures. 

Alors, ne passez pas à côté de 5 réalités que vous devrez absolument prendre en compte en 2021 dans un projet ERP. 

L’ERP doit permettre de s’adapter rapidement tout en garantissant la cohérence de l’information.

Vous avez besoin que votre système ERP soutienne vos activités en toutes circonstances et votre réactivité sur le marché dépend aussi de sa flexibilité.

Que veut-on dire par flexibilité ?

Tout d’abord, votre solution de gestion doit disposer de la flexibilité nécessaire pour adapter les écrans et les processus si vous décidez de :

• Lancer un nouveau produit, avec ses caractéristiques propres
• Implanter votre entreprise dans un pays
• Développer un nouveau canal de vente
• …

Si vous souhaitez aller au-delà, et innover, votre outil de gestion ne doit pas être un frein. Si vous lancez un nouveau business model, les processus doivent pouvoir être complètement personnalisés dans l’ERP.

Enfin, pour répondre aux attentes du marché, les entreprises ont recours à de multiples applications. De quoi aurez-vous besoin en 2021 ou 2022 : e-commerce, points de vente, logiciels métier, réseaux sociaux, portails des fournisseurs et logisticiens ? Vous ne le savez pas encore ! C’est pourquoi votre solution de gestion ne peut plus se permettre d’être difficile à interfacer.

L’ERP, maître du référentiel de données

Dans tous les cas, quoi que vous fassiez, pensez à garder l’ERP comme maître du référentiel.

De la consolidation des informations au sein de votre logiciel de gestion dépendra la qualité de vos services et la fidélisation de vos clients. Avec des systèmes décentralisés, le pilotage des données devient complexe et source d’erreurs. Vous offre une expérience utilisateur déplorable…

Commandes, stocks, expéditions, produits, tarifs, coordonnées des clients, historique des achats, paiements, SAV… C’est l’ensemble du référentiel qui a vocation à être intégré et l’ERP doit être au cœur du système d’information.

De cette manière, vous pourrez définir de manière fine et cohérente votre politique commerciale sur les différents canaux de vente, mais aussi garantir l’exactitude des données. En plus, vous disposez d’une vue 360° sur les activités, sur l’ensemble des canaux de vente.

L’ERP doit offrir une disponibilité 24h/24 et une grande capacité de résilience.

Même si les aspects techniques ne sont pas au centre de votre attention, il est nécessaire de s’en préoccuper quand on parle d’ERP, sous peine de créer des limitations pour votre business.

Votre objectif, avec votre solution ERP, est d’offrir un service de haute qualité à vos clients. Pour garantir l’exactitude des informations, d’excellents délais de livraison ou encore la continuité des services, même en cas d’une fluctuation imprévisible des volumes, vérifiez donc que ces critères sont bien remplis par l’ERP :

• La communication en temps réel avec le reste du système d’information via des web services performants
• la haute disponibilité notamment grâce à des back-up sans interruption de service ou la possibilité de travailler sans session…
• la résilience nécessaire pour ne pas être limitée en termes de charge ou de volumétrie

Sachant que vous ne savez pas de quoi sera fait demain, la puissance technologique de votre solution de gestion sera un véritable atout par rapport à la concurrence.

L’ERP s’adresse de plus en plus à des utilisateurs non experts.

Les ERP modernes proposent généralement une bonne ergonomie. Vous n’avez pas forcément besoin d’être un spécialiste ou d’avoir suivi une longue formation pour les utiliser.

En matière d’ergonomie, ou plus globalement d’expérience utilisateur, plusieurs éléments sont à prendre en considération dans le choix d’un ERP.

• un accès rapide aux fonctionnalités essentielles
• une personnalisation et donc une simplification des écrans pour chaque rôle
• la mobilité avec des écrans adaptés aux smartphones et tablettes
• une navigation intuitive, permettant d’augmenter la productivité

Des interfaces sont adaptées à l’usage spécifique des vendeurs, des opérateurs logistiques ou industriels, tant en termes d’ergonomie que de mobilité.

Vos clients, fournisseurs et partenaires peuvent également devenir des utilisateurs de votre ERP. En effet, vous n’êtes pas obligé de vous lancer dans le développement d’une nouvelle application. L’ERP offre en effet aujourd’hui une ergonomie suffisante pour des personnes externes à l’entreprise. Vous pouvez par exemple l’utiliser dans vos relations client via un portail de SAV ou de suivi des colis.

Un projet ERP nécessite une gestion du changement rigoureuse

Le succès d’un projet ERP repose aussi et surtout sur l’adhésion des utilisateurs. L’évolution du système doit faire sens pour eux et rencontrer leurs attentes.

Pour bénéficier de tous les avantages de l’ERP, vous devez tenir compte des besoins de tous les utilisateurs, en les incluant dans le projet dès la phase d’analyse. Ensuite, tout au long du projet, des outils méthodologiques solides vous permettront de valider l’adéquation de la solution aux attentes, mais aussi le niveau d’apprentissage et d’adoption au sein des équipes.

Ne pas mettre en place ces outils c’est prendre des risques conséquents. Concrètement, nous recommandons tout d’abord de démarrer le projet par la rédaction d’un Plan Qualité Projet (PQP). Il permet de fixer les rôles et les responsabilités des différents intervenants et de prévoir précisément le déroulement de chaque phase.

La conception de l’ERP doit ensuite être suivie de près, les fonctionnalités et les écrans validés par les utilisateurs au fur et à mesure. On évite ainsi l’effet ‘tunnel’ et le rejet de la solution au démarrage du nouveau logiciel. Dans la gestion du changement, la phase de test est aussi primordiale. Une bonne organisation de ces tests et une couverture de tous les cas d’usage peut être traitée grâce à des outils méthodologiques éprouvés.

Le recours à une méthodologie de projet rigoureuse vous permettra également de respecter au plus près votre budget.

L’ERP, un produit durable ?

Un ERP doit être fait pour durer idéalement plus de 10 ans. Il devra accompagner la croissance et les changements de votre entreprise sur le long terme. Renseignez-vous sur les éléments qui pourraient limiter l’usage de l’ERP et vous forcer à réinvestir dans un nouvel logiciel bien plus tôt.

L’obsolescence du logiciel, liée à l’arrêt du support technique, est également une réalité. À ce titre, les logiciels ERP Open Source sont une solution. En effet, les technologies Open Source, non propriétaires, permettent une indépendance vis-à-vis de l’éditeur et offrent ainsi une plus grande pérennité au système d’information. L’ouverture du code source permet une réelle autonomie dans le choix d’évolution, un contrôle du budget et elle permet en outre de faire évoluer l’ERP sans attendre la roadmap du produit lié à un lointain éditeur.

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La mise en place d’un ERP demande une réflexion sur bien des éléments et c’est un processus complexe. S’appuyer sur une équipe pouvant vous guider dans cette réflexion, ayant l’expérience de nombreuses implémentations, contribue à faire de votre projet un succès.