Pas de projet ERP réussi sans un investissement des équipes internes de l’entreprise. Voici quelques clés pour évaluer ce coût souvent négligé.
Les clients nous demandent souvent comment évaluer le coût interne d’un projet ERP. Il s’agit d’une question très pertinente car nous constatons qu’une des principales causes d’échec dans l’implémentation d’une nouvelle solution de gestion est l’absence de prise en compte de l’effort interne à déployer.
S’il est judicieux de vérifier dès le départ le niveau de qualification des ressources internes nécessaires, il est aussi primordial de s’assurer que celles-ci peuvent être libérées de leurs tâches courantes pour se consacrer partiellement ou totalement au projet. Suivant leur rôle, leur charge de travail évoluera suivant les différentes étapes du projet. Les rôles sont tenus de préférence par des personnes différentes, avec, pour chacun, des missions très précises dans le cadre de la méthodologie de projet.
Cette participation garantit non seulement l’adéquation de l’ERP aux besoins de l’entreprise mais aussi un transfert progressif et une adoption de la solution par les équipes.
Bien que ces coûts internes restent difficiles à évaluer de manière précise, voici quelques indications sur les personnes concernées et la charge de chacune. Elles sont basées sur un projet ERP de taille moyenne (entre 200 et 350 jours de prestations) et notre expérience de plus de 25 ans dans l’intégration de solutions ERP.
Direction de l’entreprise
Un projet ERP doit être porté par la Direction Générale de l’entreprise, généralement par un “Sponsor” du projet. La direction doit tout d’abord fixer les objectifs, en veillant à les rendre compréhensibles, et à les communiquer aux équipes. En cours de projet, elle assure le pilotage en participant aux Copil mensuels et veille à ce que des mesures nécessaires à la réussite du projet soient implémentées.
La charge pour la direction se concentre en amont du projet avec une dizaine de jours de travail et 1 à 2 jours par mois de pilotage et de suivi interne.
Chef de Projet
Le Chef de Projet assure la gestion quotidienne du projet. A cette fin, il comprend les enjeux et maîtrise parfaitement le périmètre fonctionnel et technique. Le Chef de Projet est responsable du planning et de la coordination interne de l’ensemble des ressources de l’entreprise. C’est pourquoi, il est l’interface entre l’équipe projet de l’entreprise et celle du fournisseur. Dans ce cadre, il a pour mission de clarifier toute l’information nécessaire à la maîtrise du projet.
La plupart du temps, dans un projet ERP de taille moyenne, on peut considérer que cela varie du mi-temps au temps plein, avec une charge moyenne de 3 à 4 jours par semaine.
Key Users
Les Key Users ont la connaissance pratique et approfondie de leur domaine fonctionnel et de l’interaction de celui-ci avec les autres. Il s’agit donc souvent d’un responsable d’un département (finance, logistique, production…). Durant le projet, le Key User peut faire référence à d’autres personnes de son équipe, qui possèdent une expertise pointue dans un domaine particulier. On compte en général environ 4 à 6 Key Users.
Les Key Users participent au cadrage, aux ateliers de conception, à la validation des spécifications de leur domaine d’activité, à la rédaction des cahiers de test, à la réalisation des tests. Ils assurent aussi la formation des utilisateurs finaux. Cela garantit une implication forte et une montée en compétence progressive des équipes.
La charge des Key Users se concentre sur les moments clés ci-dessus et selon l’importance de leur domaine fonctionnel au sein du projet. Selon les cas, cela représente pour chaque Key User entre 20 et 40 jours de travail.
Utilisateurs
Les utilisateurs seront formés par les key users. Néanmoins, dès le début du projet, il est très important de leur expliquer les implications de l’intégration d’un nouvel ERP et les efforts de l’équipe projet. C’est ainsi que vous pourrez garantir une bonne compréhension de l’investissement personnel de l’équipe projet et un soutien réel dans la reprise de tâches courantes.
Lors du démarrage, les utilisateurs vont avoir besoin, selon leurs rôles, de quelques heures à quelques jours d’adaptation pendant lesquels la productivité de leurs tâches courantes sera ralentie. Pendant cette période, la direction et le management doivent leur montrer tout leur soutien.
Conclusion
Vous aurez donc compris que la charge va varier selon le rôle et la phase du projet. Cependant, au total, l’effort interne représente généralement environ 80% de l’effort externe du projet.
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L’équipe Audaxis reste à votre disposition pour approfondir tous les aspects de la méthodologie d’un projet ERP.
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