Le projet ERP APIZ du Secours Catholique est un exemple de réussite d’une transformation majeure au sein d’une organisation complexe. Il a permis à l’Association caritative de se moderniser, de simplifier ses opérations et de répondre plus efficacement aux besoins de ses bénéficiaires.
Le Secours Catholique est une Association caritative qui compte plus de 58.000 bénévoles et près de 1.000 salariés, répartis dans 72 délégations locales autonomes. Ensemble, ils agissent contre la pauvreté et en faveur de la solidarité, en France et dans le monde.
L’ONG a réalisé cette année un projet de modernisation majeur de son système ERP. Après avoir utilisé l’ERP Open Source Compiere pendant 15 ans, le Secours Catholique a choisi de renouveler sa confiance en Audaxis et de migrer vers APIZ.
Ce projet s’inscrit dans une initiative globale de modernisation interne, comprenant aussi la refonte du logiciel de gestion des activités sur le terrain. Le respect des délais était donc d’une importance cruciale.
La nouvelle solution préserve l’ensemble des fonctionnalités spécifiques qui avaient été développées au fil des années. De plus, elle intègre une technologie de pointe qui offre une interface utilisateur adaptative pour répondre aux nouvelles exigences, ainsi qu’une infrastructure backend extrêmement performante.
Cette démarche ambitieuse a dû surmonter de nombreux défis en raison de la complexité de l’organisation du Secours Catholique et des spécificités de ses activités.
Un projet ERP aux objectifs ambitieux
Les objectifs du projet ERP du Secours Catholique étaient multiples et reflétaient les besoins pressants de l’organisme caritatif.
Tout d’abord, la mise à jour technologique était une priorité. Les systèmes informatiques utilisés par le Secours Catholique datant de 2008, ils ne répondaient plus aux normes actuelles. Cette obsolescence technologique avait un impact négatif sur l’efficacité globale de l’organisation.
Une refonte complète de l’interface était aussi nécessaire pour offrir aux utilisateurs une expérience plus moderne, intuitive et agréable.
Enfin, le projet avait pour ambition de réduire la complexité en consolidant autant de fonctionnalités que possible dans un seul logiciel. Cette intégration visait à simplifier les processus de travail au sein de l’organisation en réduisant le nombre d’acteurs impliqués dans la gestion des solutions informatiques.
“Ma stratégie est d’aller vers une intégration forte du Système d’Information. Notre volonté a été de faire rentrer le plus de fonctionnalités dans les logiciels existants plutôt que d’en ajouter sans cesse de nouveaux” explique Jean-Christophe Mougnaud, DSI du Secours Catholique (1).
Le succès d’un projet atypique aux défis majeurs
Tout au long du projet, Audaxis a rencontré de nombreux défis, nécessitant une gestion attentive.
La complexité de l’organisation du Secours Catholique s’est révélée être un défi majeur. Chaque délégation a ses propres besoins et spécificités, ce qui a nécessité une approche flexible pour s’adapter aux diverses exigences. En outre, impliquer à la fois des salariés et des bénévoles en tant qu’utilisateurs signifiait composer avec des pratiques parfois différentes et moins formalisées. L’accompagnement et le programme de formation ont été conçus pour s’adapter à leurs besoins spécifiques.
“La prise en main de la solution par les utilisateurs a été rapide. Ils ont vite trouvé leurs repères. Ils ont pu constater la facilité de saisie et l’ergonomie des plus modernes de la solution APIZ. La facilité d’usage est spectaculaire.”, explique Jean-Christophe Mougnaud. La qualité de l’équipe Formation est à souligner.
Le respect des délais était un défi constant. Le projet devait suivre un calendrier strict pour être prêt avant le lancement de la refonte du logiciel « Tous Acteurs », directement lié au système ERP.
La communication et la coordination ont été essentielles pour aligner les objectifs du projet et assurer une mise en œuvre réussie. “La force de l’équipe d’Audaxis, c’est non seulement sa connaissance excellente de l’outil et des technologies, mais aussi une parfaite connaissance de notre métier”.
APIZ, une réussite technologique
Les hautes performances démarquent APIZ des autres solutions ERP. Selon Jean-Christophe Mougnaud, “Apiz est une vraie réussite technologique. Toutes les briques sont parfaitement agencées. Les performances sont excellentes et la technologie sert les utilisateurs et leur efficacité au quotidien.”
Parmi les points forts relevés par le DSI du Secours Catholique : l’asynchronisme. La nouvelle architecture technique de APIZ permet l’exécution des processus et des rapports en tâche de fonds. L’utilisateur peut poursuive ses autres activités. Le système de notification intégré renseigne sur l’avancement des processus et notifie sur les résultats d’exécution des tâches de fond. “Grâce à cela, nous gagnons un temps considérable. Il n’est plus nécessaire de lancer des requêtes la nuit. Les gens font leurs demandes lorsqu’ils en ont besoin.”
Pour le Secours Catholique, la capacité à gérer de fortes volumétries est également cruciale. Par exemple, l’association traite plus d’un million opérations par an liées aux dons. APIZ offre des solutions pour dédier au mieux les ressources vers les processus clés.
Gestion comptable et financière adaptée à l’association
Le projet ERP du Secours Catholique est principalement centré sur la comptabilité et la finance. A ce niveau, l’association caritative avait des besoins spécifiques liés notamment à son statut :
- Une activité internationale : Le Secours Catholique mène des activités à l’échelle internationale, ce qui nécessitait une gestion adaptée des transactions et des rapports financiers.
- Des moyens de paiement variés : L’organisation utilise divers moyens de paiement dont certains qui se font plus rares tels que les espèces, les chèques services et les lettres-chèques.
- Un reporting complexe : L’organisation doit générer des rapports conformes à des référentiels externes – tels que le CER, le Compte d’Emploi annuel des Ressources collectées auprès du public.
- Une part d’actvité lucrative : bien que marginale, l’existence d’une activité lucrative entraîne une plus forte complexité des modèles comptables et déclaratifs.
- Étalonnement des charges : La capacité d’étalonner les charges, fonction native dans APIZ, était essentielle pour un suivi financier précis et une planification efficace.
Jean-Christophe Mougnaud se réjouit aussi des fonctionnalités liées à la facturation électronique : “Avec APIZ, nous préparons l’avenir puisque la solution nous permet d’être prêts pour l’arrivée de la nouvelle législation française sur la facturation électronique obligatoire.”
En savoir plus sur la réforme française de la facturation
Enfin, de par son orientation processus, la solution APIZ leur permet de réfléchir librement à toutes les évolutions de l’organisation, pour rendre plus efficace l’action sur le terrain.
Conclusion
Le succès du projet ERP du Secours Catholique montre l’importance de la capacité d’adaptation des solutions technologiques pour répondre aux besoins spécifiques d’une organisation.
Adaptable, l’ERP APIZ prouve qu’il répond aux besoins en permettant de préserver le savoir-faire et les spécificités du Secours Catholique. De plus, la modernité de son architecture et ses qualités en termes d’ergonomie ont comblé les utilisateurs.
Quel que soit le secteur d’activité, l’expérience des consultants Audaxis permet d’aborder des problématiques complexes pour les modéliser parfaitement dans l’ERP. Leur objectif est toujours d’obtenir le traitement le plus rationnel possible des données et des processus.
(1) Interview de Jean-Christophe Mougnaud, réalisée le 10 août 2023.
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