Un projet ERP est souvent long et complexe, il est au cœur du fonctionnement de l’entreprise. Cauchemar pour certains, passionnant pour d’autres, quels sont les facteurs de succès ? Retours d’expérience 

Audaxis accompagne les entreprises dans leur projet ERP depuis plus de 20 ans. Cette expérience nous a permis d’identifier clairement les éléments essentiels à prendre en compte pour garantir la réussite d’un projet. Le choix d’une solution adéquate et d’un bon prestataire ne suffit pas toujours. 

En effet, dès le début du parcours, des questions importantes doivent être traitées. Nous pensons notamment aux rôles et responsabilités de chacun ainsi qu’au planning. D’autre part, pendant toute la durée du projet, nous avons constaté qu’il est important d’attentif à ne pas négliger différentes choses liées à la collaboration et l’organisation. L’objectif est de maintenir le cap tout en étant se montrant résilient.  

Le projet ERP c’est pour les coureurs de fonds ! 

Le temps de mise en œuvre d’un projet ERP peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, y compris la taille de l’entreprise, la complexité des processus métier, la portée du projet, les fonctionnalités requises, la méthodologie de gestion de projet utilisée, la disponibilité des ressources et d’autres considérations spécifiques au projet. En raison de cette variabilité, il est difficile de donner une durée moyenne précise pour tous les projets ERP.  

Cependant on peut considérer qu’entre un petit projet bien circonscrit dans une petite entreprise et un ERP métier dans une grande entreprise on parle de projets allant en moyenne de six mois à deux ans.  

Il est important de noter que la phase de mise en œuvre n’est qu’une partie du cycle de vie d’un projet ERP. La planification, la sélection du système, la conception, le test, la formation des utilisateurs et d’autres activités contribuent également à la durée totale du projet. 

Dans ce contexte, vu les attentes et les implications du projet, il vaut mieux identifier les facteurs de succès. De manière à vous faciliter l’analyse de votre cas, je vous propose une approche en deux volets : les facteurs internes et la collaboration avec le partenaire intégrateur. 

 

De quoi dois-je disposer dans mon organisation pour réussir mon projet ? 

Pour que le projet soit un succès, je dois réunir quelques conditions, parfois préalables, qui dépendent essentiellement de facteurs internes à l’organisation. Voici quelques points clés : 

Un engagement de la direction

L’engagement actif et visible de la direction tout au long du projet est essentiel. Les dirigeants de l’entreprise doivent soutenir le projet, en démontrant leur soutien financier, en participant aux décisions clés et en communiquant l’importance stratégique du projet. Cet engagement se manifeste notamment par une participation active aux Comités de Pilotage Projet (Copil) et par le suivi interne de la mise en application des décisions prises, notamment en libérant les moyens pour que l’exécution soit possible. 

Une définition claire du périmètre du projet

Une définition précise de la portée du projet est essentielle, elle doit inclure une vision stratégique de l’entreprise de manière à permettre les arbitrages en cours de projet. (Lire aussi l’article Projet ERP – Cahier des charges ou expression de besoins ? )

Un Chef de Projet compétant

C’est un point crucial, il s’agit de la cheville ouvrière du projet. Le Chef de Projet interne doit posséder de nombreuses compétences. Il doit disposer d’une expertise en gestion de projet, une compréhension approfondie des processus métier et de leur transposition dans un ERP. Par ailleurs, il doit disposer de compétences de communication pour coordonner efficacement les équipes et les parties prenantes. 

Une sélection appropriée du système ERP et de l’intégrateur

Choisir la bonne solution ERP est crucial. Il est important de sélectionner un système qui répond aux besoins actuels de l’entreprise tout en étant évolutif pour accompagner la croissance future. Une évaluation minutieuse des options disponibles est nécessaire. Si la solution ERP est importante, la qualité de l’intégrateur ne l’est pas moins. L’intégrateur doit disposer d’équipes pouvant faire face à la complexité du projet du point de vue technique et fonctionnel. Elles doivent pouvoir gérer efficacement le projet et par la suite assurer les services de maintenance corrective et évolutive. 

Une gestion du changement efficace

Les projets ERP entraînent souvent des changements importants dans les processus métier et la culture organisationnelle. Une gestion efficace du changement, y compris la communication transparente, la formation des utilisateurs finaux et la prise en compte des préoccupations des employés, est essentielle pour minimiser la résistance et favoriser l’adoption du système. Dans ce domaine le rôle de la direction est fondamental. 

 

Que dois-je pouvoir réaliser avec mon partenaire Intégrateur pour que mon projet soit un succès ? 

Si la réussite d’un projet dépend de préalables, qui m’incombent entièrement entant qu’organisation maître d’œuvre, il est évident qu’elle repose aussi dans la collaboration avec l’intégrateur que j’ai choisi.

Voici quelques objectifs qu’il est important de d’accomplir en tant qu’équipe projet (client et intégrateur). 

Une compréhension étendue des besoins métier

Les deux parties de l’équipe projet doivent disposer d’une compréhension approfondie des besoins métier. Elle est essentielle pour concevoir et pour mettre en œuvre une solution ERP qui répond efficacement aux exigences spécifiques de l’organisation. Si l’expertise métier doit pouvoir provenir de l’organisation, l’intégrateur doit être à même de modéliser les besoins dans le respect de la logique de l’application ERP et des bonnes pratiques. 

Une collaboration étroite avec l’intégrateur ERP

établir une relation de collaboration avec le fournisseur ERP est crucial. La communication transparente, la compréhension mutuelle des attentes et des rôles, ainsi qu’une coordination étroite sont nécessaires pour une mise en œuvre réussie. Dans ce domaine l’intégrateur doit être à même d’apporter une méthodologie projet adéquate et de bonnes pratiques en matière de gouvernance. 

Une planification réaliste

La planification du projet doit être réaliste en termes de délais, de ressources et de coûts. Les échéanciers doivent tenir compte des réalités opérationnelles et des contraintes spécifiques à l’entreprise. Dans un projet ERP la charge de travail de l’équipe projet interne est souvent aussi importante que celle de l’intégrateur. Cependant ces tâches essentielles pour la vie du projet entrent souvent en concurrence avec les tâches habituelles des collaborateurs de l’entreprise créant ainsi une surcharge de travail. Ces réalités doivent être évaluées lors de la planification et gérés au fil de l’eau lors du déroulement du projet. 

La réalisation de tests approfondis

Les phases de test doivent être rigoureuses pour identifier et résoudre les problèmes potentiels avant le déploiement complet. Cela inclut des tests de performances, des tests d’intégration et des tests utilisateur. La réalisation de cahiers de tests incombe souvent à l’équipe client. Ils permettent en amont la bonne compréhension des cas métier et en aval la validation des paramétrages et des développements spécifiques. Ils sont aussi une excellente opportunité pour former les équipes, pour les impliquer dans la gestion du changement et pour éviter l’effet de tunnel. 

La formation des utilisateurs finaux

La formation des utilisateurs finaux est essentielle pour garantir une adoption réussie du système. Les employés doivent être bien préparés à utiliser la nouvelle solution ERP de manière efficace. Une méthode de projet participative, via l’implication d’utilisateurs clef et de la participation aux tests permet généralement de faciliter l’accomplissement de cet objectif. D’autres facteurs peuvent y contribuer : des formations spécifiques à un rôle métier ou la mise en place d’outils d’aide contextuelle, par exemple. 

Suivi post-implémentation

Un suivi post-implémentation est nécessaire pour évaluer l’efficacité du système, résoudre les problèmes résiduels et apporter des améliorations continues. Il est important de recueillir les commentaires des utilisateurs et d’ajuster le système en conséquence. Bien souvent après la mise en production, disposant d’une meilleure maîtrise du logiciel les utilisateurs proposent des améliorations qui se révèlent très judicieuses et à haute valeur ajoutée. C’est aussi le moment pour se mettre dans une nouvelle dynamique permettant au système d’évoluer au fil de l’eau pour qu’il puisse continuer à s’adapter de manière efficiente à l’évolution de l’organisation. 

 

Le succès, fruit d’une combinaison subtile 

En combinant tous ces facteurs évoqués ci-dessus, une organisation augmente considérablement les probabilités de succès de son projet ERP et et peut ainsi maximiser les avantages attendus de la nouvelle solution. 

Il est évident que si le choix du partenaire et de la solution sont très importants, la réussite du projet, son coût, son timing, reposent également sur des aspects internes à l’organisation sur lesquels la direction a un rôle fondamental. 

Le choix d’un partenaire d’implémentation compétent et possédant une méthodologie forte est certainement aussi d’une grande aide au rôle de la direction. 

Dans ce contexte, l’expertise d’Audaxis dans l’implémentation de solutions ERP se révèle être un atout majeur. Nous disposons de plus de 20 d’expérience dans l’accompagnement d’entreprises de toutes tailles. Nous travaillons tant avec des PME industrielle et des start-up en pleine croissance qu’avec des groupes internationaux. Audaxis développe et met en place l’ERP Open Source APIZ et est aussi intégrateur de la solution ERP Cloud Oracle NetSuite. 

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