Cahier des Charges ou Expression des besoins : Quelle approche choisir pour votre projet ERP ? 

Chaque année, en tant qu’experts dans l’intégration d’ERP, nous sommes confrontés à l’analyse de plusieurs dizaines de « Cahiers des charges » ainsi que des documents d’« Expression de besoins ». Force est de constater que peu de ces documents répondent de manière adéquate à leur objectif initial. 

Entre le cahier des charges biaisé par l’approche d’un “expert” n’ayant pas de réelle expérience de la mise en place d’un ERP et une expression des besoins qui ressemble plutôt à une liste au « Père Noël », en tant qu’intégrateur, il est donc difficile de répondre correctement au besoin du candidat à l’implémentation ERP. Dans ce contexte, les comparaisons entre différentes solutions et les offres des prestataires sont plus que hasardeuses. 

Forts de cette expérience, voici quelques pistes pour aider les entreprises et organisations confrontées à une problématique de projet ERP. 

« L’Expression des besoins » : avantages de cette approche 

Une « Expression de besoins » pour un projet ERP est un document qui identifie de manière détaillée les besoins opérationnels d’une entreprise, mettant en lumière les processus métier à améliorer. Elle précise ainsi les fonctionnalités attendues du système ERP, les exigences de performance, de sécurité, et les attentes des utilisateurs. Ce document sert de base pour la conception et la mise en œuvre du système en alignant les solutions technologiques sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. 

Les principaux avantages d’une approche par « Expression de besoins » pour la mise en place d’un projet ERP sont les suivants : 

1. La rapidité : Il s’agit d’un processus plutôt agile qui garantit d’aboutir à des livrables plus rapidement sans trop figer les détails de réalisation. La description du besoin a plus de chance d’être en conformité avec les besoins actuels et en ligne avec les améliorations de processus nécessaires aux utilisateurs. 
2. La flexibilité : L’expression de besoins offre une plus grande flexibilité en permettant une évolution progressive des exigences au fil du temps. Cela est particulièrement utile dans des environnements où les besoins peuvent changer rapidement. Il faut cependant, veiller à ce que les flux et contraintes de base soient suffisamment bien exprimés de manière à donner assez de détails techniques et à ne pas laisser trop de marge d’interprétation.
3. Communication continue : Elle favorise une communication continue entre les parties prenantes du projet. Les discussions constantes autour des besoins permettent une compréhension approfondie et une adaptation aux changements organisationnels. Il est cependant impératif de veiller à ce que les besoins soient analysés par les parties prenantes en fonction de leur valeur ajoutée.
4. Concentration sur les besoins métier : Elle met l’accent sur les besoins métier réels plutôt que sur les spécifications techniques. Cela garantit ensuite que le système ERP est aligné sur les objectifs opérationnels de l’entreprise. Bien évidemment, sur ce point, il faut veiller particulièrement à la cohérence des besoins des différents services et à l’intégrité de l’ensemble du système.
5. Engagement des utilisateurs : En impliquant activement les utilisateurs dès le stade de l’expression des besoins, on favorise leur engagement, ce qui peut faciliter l’acceptation du système ERP lors de sa mise en œuvre. Toutefois, cet engagement ne doit pas être mis à mal par des arbitrages de réalisation. Il est donc fondamental de gérer le changement et d’expliquer aux intervenants pourquoi et comment on a arbitré les choix de réalisation.
6. Réduction des risques : L’approche axée sur les besoins permet de mieux gérer les risques en identifiant les problèmes potentiels plus tôt dans le processus, ce qui réduit les ajustements coûteux en fin de projet. 

Vous en déduirez donc que l’approche par « Expression des besoins » est plutôt agile et proche des utilisateurs. Elle a l’avantage de démarrer avec moins de contraintes. Cependant, au cours de la réalisation, elle nécessite un excellent pilotage et une bonne conduite du changement. Bien menée, c’est une approche économique et rapide. 

Que doit contenir un document d’« Expression des besoins » ? 

Dans le cadre d’un projet ERP, voici les éléments clés qu’une bonne « Expression de besoins » devrait contenir : 

1. L’Introduction : Contextualisez votre projet ERP, avec une vue d’ensemble des objectifs commerciaux et des avantages attendus.

2. Les objectifs du projet : Définissez clairement des objectifs spécifiques que l’ERP doit atteindre, tels que l’automatisation des processus, l’amélioration de la visibilité des données, ou la réduction des coûts opérationnels.

3. La portée du projet : Décrivez de manière détaillée les modules et les fonctionnalités à inclure dans l’ERP, en précisant les limites du projet.

4. La Description des processus métier : Analysez vos processus métier existants, en identifiant les points d’amélioration et les besoins en matière d’efficacité opérationnelle.

5. Les Exigences fonctionnelles : Listez de manière détaillée des fonctionnalités spécifiques requises pour chaque module de l’ERP, en mettant l’accent sur la manière dont elles soutiendront les processus métier.

6. Les Exigences non fonctionnelles : Spécifiiez les critères de performance, de sécurité, de convivialité, de disponibilité, et d’évolutivité attendus du système ERP.

7. L’intégration avec d’autres systèmes : Décrivez les besoins en termes d’intégration avec d’autres systèmes existants, comme les logiciels de comptabilité, les outils de gestion des ressources humaines, etc.

8. La gestion des utilisateurs et des autorisations : Définissez les rôles et les responsabilités des utilisateurs, ainsi que les niveaux d’autorisation pour assurer la sécurité et la confidentialité des données.

9. Les besoins en rapports et analyses : Exprimez les exigences spécifiques en matière de rapports, tableaux de bord et analyses pour soutenir la prise de décision.

10. La qualité des données : Identifiez quelles sont les normes de qualité des données et procédures de nettoyage des données pour garantir l’intégrité des informations stockées.

11. La formation et le support : Précisez vos besoins en termes de formation pour les utilisateurs et en documentation, avec des mécanismes de support post-implémentation.

12. La sécurité et la confidentialité : Définissez les mesures de sécurité requises, y compris la gestion des accès, la protection des données sensibles, et la conformité aux réglementations en vigueur.

13. La gestion du changement : Identifiez les stratégies et processus pour gérer les changements organisationnels liés à l’implémentation de l’ERP.

14. Les coûts et échéanciers : Estimez les coûts associés au projet ERP, y compris les coûts de mise en œuvre, de formation et de maintenance, ainsi qu’un calendrier détaillé.

15. Les critères d’acceptation : Définissez des critères qui seront utilisés pour évaluer la réussite du projet lors de sa mise en œuvre.

Une expression de besoins complète et précise fournit une base solide pour la conception, le développement et la mise en œuvre réussis d’un système ERP. 

Le « Cahier des charges » : quelle différence avec une « Expression de besoins » ?  

Vous aurez compris qu’une « Expression de besoins ERP » met l’accent sur les besoins fonctionnels et opérationnels de manière plus concise. Elle offre ainsi une vision plus orientée utilisateur et met en avant les objectifs métier sans entrer dans les détails techniques.  

En revanche, la réalisation d’un « Cahier des charges » ERP se concentre sur une approche plus formelle et structurée qu’une « Expression des besoins ». Elle implique notamment la définition détaillée des fonctionnalités, des exigences techniques, et des aspects contractuels du projet. Il définit les besoins, les objectifs et les spécifications du système ERP à mettre en place.  

Le « Cahier des charges » (Cdc) guide le développement du système, tandis que l’expression de besoins établit un cadre initial en se concentrant sur les attentes opérationnelles de l’entreprise. 

Que doit contenir un bon « Cahier des charges » ? 

Voici les éléments clés qu’un « Cahier des charges » pour un projet ERP devrait contenir : 

1. Introduction et objectifs : Décrivez brièvement l’entreprise et ses besoins spécifiques. Précisez les objectifs poursuivis par le projet ERP, tels que l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la centralisation des données, ou la prise de décision plus rapide.

2. Contexte et justification : Identifiez les problématiques actuelles dans les processus d’entreprise et expliquez pourquoi un ERP est la solution appropriée. Mettez en évidence les avantages attendus, tels que la réduction des coûts et l’optimisation des flux de travail.

3. Portée du Projet : Définissez clairement les limites du projet, en spécifiant les fonctionnalités et les modules inclus, ainsi que ceux exclus. Cela évite les attentes démesurées et clarifie la portée du système.

4. Utilisateurs et parties prenantes : Identifiez les groupes d’utilisateurs clés et leurs rôles dans le système ERP. Énumérez également les attentes et les contributions des parties prenantes pour assurer une compréhension mutuelle.

5. Processus métier : Documentez en détail les processus métier actuels et décrivez comment l’ERP va les améliorer. Identifiez les points de convergence entre les départements et les flux de travail critiques.

6. Exigences fonctionnelles : Énumérez les fonctionnalités spécifiques requises pour chaque module ERP, en mettant l’accent sur les besoins uniques de l’entreprise. Cela sert de base pour le développement du système.

7. Exigences techniques : Spécifiez les exigences matérielles et logicielles nécessaires pour prendre en charge l’ERP. Précisez également les intégrations avec d’autres systèmes existants pour assurer une cohérence informatique.

8. Sécurité : Décrivez les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les données sensibles. Précisez aussi les niveaux d’accès et d’autorisation, garantissant une gestion sécurisée des informations.

9. Convivialité (Ergonomie) : Définissez les exigences d’interface utilisateur pour garantir une adoption aisée. Identifiez les besoins en formation pour améliorer l’expérience utilisateur.

10. Performances : Établissez des critères de performance et de volumétrie, notamment des objectifs de temps de traitement et des exigences de temps de réponse. Cela garantit que le système répond aux attentes en matière de vitesse et d’efficacité.

11. Qualité des données : Énoncez les normes de qualité des données à respecter. Définissez les processus de nettoyage et de maintenance des données pour garantir leur intégrité.

12. Formation et documentation : Identifiez les besoins en formation des utilisateurs et spécifiez le contenu des manuels d’utilisation et des guides de dépannage. De cette manière, assurez-vous que les utilisateurs comprennent le système.

13. Planning et budget : Établissez un calendrier détaillé avec des jalons clés pour la mise en œuvre du projet ERP. Par ailleurs, estimez les coûts associés au développement et à la maintenance du système.

14. Risques et contingences : Identifiez les risques liés au projet et détaillez les plans d’atténuation correspondants. Intégrez des stratégies de gestion des changements pour minimiser les impacts négatifs.

15. Critères d’évaluation : Définissez les critères qui seront utilisés pour évaluer le succès du projet. Identifiez les indicateurs de performance clé pour mesurer l’efficacité du système.

16. Conditions contractuelles : Clarifiez les termes et conditions liés à la fourniture du système ERP. Incluez des accords de service et des garanties pour assurer la qualité du produit final.

17. Validation et approbation : Décrivez le processus de validation du cahier des charges, y compris les étapes de revue et d’approbation. Identifiez les parties responsables de l’approbation finale.

Quelle approche privilégier ? 

Le choix de l’approche dépend vraiment de votre culture et de votre philosophie d’entreprise. Le « Cahier des charges » a certainement l’avantage de son exhaustivité. Cependant, aujourd’hui, beaucoup d’entreprises ne possèdent pas des ressources en interne qui permettent de réaliser des « Cahiers des charges ». Réaliser un « Cahier des charges » à l’aide de consultants externes peut se révéler lourd, trop rigide ou éloigné de la réalité du terrain ainsi que du traitement standard du logiciel, par conséquent cher et inefficace. 

L’approche par « Expression des besoins » est plus agile, donc moins chère et plus proche de la réalité du terrain. Elle exige cependant de la rigueur et une excellente méthodologie de projet de la part de l’équipe projet : client et intégrateur. 

Que l’on choisisse l’une ou l’autre, il est évident qu’il convient de bien définir les objectifs, les besoins, les moyens et le planning du projet. 

Audaxis, pour l’implémentation de votre projet ERP, s’appuie sur une méthodologie de projet forte et une équipe d’experts qui ont pour mission de mettre en place votre outil de gestion de manière à sublimer la spécificité de votre entreprise. N’hésitez pas à nous consulter dès que vous envisagez votre projet. Nous pouvons vous aider à définir quelle est l’approche la plus adéquate à votre organisation. 

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