Les Guides Catholiques de Belgique utilisent la solution ERP APIZ pour la gestion de leurs membres et activités  

Fondé en 1915, Les Guides Catholiques de Belgique est un des mouvements de jeunesse les plus importants en Belgique. Les Guides ne comptent pas moins de 24.000 membres et une équipe de 30 personnes au siège de Bruxelles. 

L’association était équipée de la solution ERP Open Source Compiere depuis près de 10 ans. Les Guides ont fait le choix de renouveler leur confiance dans les services d’Audaxis et ont décidé d’adopter APIZ Advanced ERP Solutions. 

La nouvelle solution verticale a été mise en production le 1er février et a reçu un accueil très enthousiaste de la part des 4.000 utilisateurs. 

Mathilde Verougstraete, cheffe de projet des Guides, nous a expliqué les défis de ce projet et nous a livré son ressenti. 

Importance du cadrage du projet ERP  

Avant de se lancer dans la mise en œuvre de l’ERP, Les Guides et Audaxis ont réalisé une phase de cadrage. Cette étape a été l’occasion de reprendre notre collaboration sur des bases solides. 

Tout d’abord, il était important de passer au travers de toutes les fonctionnalités de l’application, en profondeur, afin de définir précisément les attentes et les points d’attention. Comme l’explique Mathilde Verougstraete, “Depuis l’intégration de la solution précédente, il y avait eu peu d’évolutions. Il fallait être à l’écoute des besoins utilisateurs et repenser l’application.”  

Ensuite, en termes d’organisation et d’efficacité, le cadrage a été très profitable. L’élaboration d’un Plan Qualité Projet décrivant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs, a permis de formaliser cette première étape du projet. Les rôles et les responsabilités de chacun ont été clairement définis. “Le PQP était un bon outil pour poser les bases d’un projet et faire en sorte que tous les intervenants parlent de la même chose.” 

Une solution gestion ERP complète des activités de l’association 

Les Guides ont pu conserver toutes les adaptations liées à leur métier dans le nouvelle solution APIZ, améliorer certaines fonctionnalités et en ajouter de nouvelles.  

• Gestion de la sécurité d’accès aux données selon la structure du mouvement : fédération, unités, groupes 
• Gestion des membres et de leur parcours dans l’organisation, rôles multiples pour un même membre 
• Appels à cotisation et facturation selon la composition de famille 
• Gestion des formations d’animateurs (environ 100 / an) : gestion des inscriptions et du parcours de formation 
• Gestion des camps (600 par an) : inscriptions, autorisations administratives 
• Gestion des centres d’intérêt des membres et des listes de distribution 
• Gestion d’abonnements aux revues et envoi de mails automatiques 
• Gestion des démarches administratives (téléchargement d’attestations, demandes de subsides, listings, …) 

APIZ s’est adaptée aux règles de validation des Guides et intègre également de nouveaux écrans visant l’optimisation de certains processus tels que la gestion d’inscription aux revues. 

“APIZ s’est vraiment adapté à notre manière de travailler, à nos processus très spécifiques, même par rapport à d’autres mouvements de jeunesse.”

Intuitivité de l’ERP et écrans personnalisés 

“En tant que Cheffe de Projet des Guides, je me suis sentie la représentante des utilisateurs. Mon objectif était de faire en sorte que la solution soit la plus simple et la plus belle possible pour améliorer leur quotidien” explique Mathilde Verougstraete. 

L’interface graphique et l’ergonomie d’un ERP est en effet aujourd’hui considérée comme primordiale. Depuis plusieurs années, les utilisateurs, habitués aux applications mobiles, y sont très sensibles. C’est donc un des objectifs de APIZ de fournir des écrans modernes et intuitifs, permettant d’augmenter la productivité et la satisfaction des utilisateurs. 

La personnalisation du design des écrans est aussi au cœur du projet des Guides. “Il était très important pour les Guides de gagner en autonomie dans la modification des écrans. Nous avons acquis une bonne compréhension de la structure de APIZ et nous nous sommes appropriés l’interface. Il est en effet important pour notre mouvement de garder sa charte graphique sur tous les supports. Nous avions donc envie de pouvoir tout adapter dans l’application” 

Dans le domaine de l’ERP, cela doit bien sûr se faire en anticipant les impacts éventuels sur les aspects opérationnels et les flux d’informations. Tout en offrant une grande liberté d’action aux Guides, cela a donc été réalisé en étroite collaboration avec les consultants d’Audaxis. 

“J’ai été très contente de constater que je pouvais modifier moi-même le code html et le faire intégrer par Audaxis. Le rendu final colle au plus près de notre charte graphique.” 

Les facteurs de succès du projet : Communication & Appropriation de l’outil en interne 

A l’issue du projet, nous identifions plusieurs facteurs de succès. Comme l’explique Mathilde Verougstraete, “La bonne entente générale a favorisé le succès. On osait se dire les choses, et on débloquait les problèmes rapidement. Il y avait une vraie fluidité dans les échanges, facilitée aussi par Teams, via lequel on était en contact quotidien avec l’équipe d’Audaxis”. 

Au-delà de la phase de cadrage initiale, la bonne gouvernance du projet a joué un rôle majeur. Chaque semaine, les Comités de projet étaient utiles à tous pour la rapidité des échanges et ne pas laisser s’accumuler les problématiques. Les Comités de Pilotage mensuels permettaient quant à eux en intégrant la Direction de prendre un peu de hauteur sur le projet : identifier les retards, quantifier les efforts à réaliser… et tout cela sans tension. 

Les utilisateurs ont très bien accueilli l’ergonomie et la facilité d’utilisation de la solution. Les échanges sont réguliers pour continuer d’améliorer la solution. 

Ce projet a permis une véritable prise de conscience de voir l’utilisation d’un ERP comme un continuum permettant d’adapter l’application au fur et à mesure de l’évolution des besoins. 

Avec APIZ, le mouvement de jeunesse a trouvé la solution de gestion dont il avait besoin, à la fois structurant mais aussi agile, pour s’adapter facilement à son organisation et son activité.