Les Guides renouvellent leur confiance en Audaxis pour la mise en place d’un nouvel outil de gestion ERP et choisissent la solution APIZ pour son interface intuitive et personnalisable. 

Fondé en 1915, Les Guides Catholiques de Belgique est un des mouvements de jeunesse les plus importants en Belgique. Les Guides ne comptent pas moins de 24.000 membres et une équipe de 30 personnes au siège de Bruxelles. 

L’association était équipée de la solution ERP Open Source Compiere depuis près de 10 ans. Les Guides ont fait le choix de renouveler leur confiance dans les services d’Audaxis et ont décidé d’adopter APIZ Advanced ERP Solutions. 

La nouvelle solution verticale a été mise en production le 1er février et a reçu un accueil très enthousiaste de la part des 4.000 utilisateurs. 

Mathilde Verougstraete, cheffe de projet des Guides, nous a expliqué les défis de ce projet et nous a livré son ressenti. 

Importance du cadrage du projet ERP  

Avant de se lancer dans la mise en œuvre de l’ERP, Les Guides et Audaxis ont réalisé une phase de cadrage. Cette étape a été l’occasion de reprendre notre collaboration sur des bases solides. 

Tout d’abord, il était important de passer au travers de toutes les fonctionnalités de l’application, en profondeur, afin de définir précisément les attentes et les points d’attention. Comme l’explique Mathilde Verougstraete, “Depuis l’intégration de la solution précédente, il y avait eu peu d’évolutions. Il fallait être à l’écoute des besoins utilisateurs et repenser l’application.”  

Ensuite, en termes d’organisation et d’efficacité, le cadrage a été très profitable. L’élaboration d’un Plan Qualité Projet décrivant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs, a permis de formaliser cette première étape du projet. Les rôles et les responsabilités de chacun ont été clairement définis. “Le PQP était un bon outil pour poser les bases d’un projet et faire en sorte que tous les intervenants parlent de la même chose. 

Une solution gestion ERP complète des activités de l’association 

Les Guides ont pu conserver toutes les adaptations liées à leur métier dans le nouvelle solution APIZ, améliorer certaines fonctionnalités et en ajouter de nouvelles.  

  • Gestion de la sécurité d’accès aux données selon la structure du mouvement : fédération, unités, groupes 
  • Gestion des membres et de leur parcours dans l’organisation, rôles multiples pour un même membre 
  • Appels à cotisation et facturation selon la composition de famille 
  • Gestion des formations d’animateurs (environ 100 / an) : gestion des inscriptions et du parcours de formation 
  • Gestion des camps (600 par an) : inscriptions, autorisations administratives 
  • Gestion des centres d’intérêt des membres et des listes de distribution 
  • Gestion d’abonnements aux revues et envoi de mails automatiques 
  • Gestion des démarches administratives (téléchargement d’attestations, demandes de subsides, listings, …) 

APIZ s’est adaptée aux règles de validation des Guides et intègre également de nouveaux écrans visant l’optimisation de certains processus tels que la gestion d’inscription aux revues. 

APIZ s’est vraiment adapté à notre manière de travailler, à nos processus très spécifiques, même par rapport à d’autres mouvements de jeunesse.

 

Intuitivité de l’ERP et écrans personnalisés 

En tant que Cheffe de Projet des Guides, je me suis sentie la représentante des utilisateurs. Mon objectif était de faire en sorte que la solution soit la plus simple et la plus belle possible pour améliorer leur quotidien” explique Mathilde Verougstraete. 

L’interface graphique et l’ergonomie d’un ERP est en effet aujourd’hui considérée comme primordiale. Depuis plusieurs années, les utilisateurs, habitués aux applications mobiles, y sont très sensibles. C’est donc un des objectifs de APIZ de fournir des écrans modernes et intuitifs, permettant d’augmenter la productivité et la satisfaction des utilisateurs. 

La personnalisation du design des écrans est aussi au cœur du projet des Guides. “Il était très important pour les Guides de gagner en autonomie dans la modification des écrans. Nous avons acquis une bonne compréhension de la structure de APIZ et nous nous sommes appropriés l’interface. Il est en effet important pour notre mouvement de garder sa charte graphique sur tous les supports. Nous avions donc envie de pouvoir tout adapter dans l’application 

Dans le domaine de l’ERP, cela doit bien sûr se faire en anticipant les impacts éventuels sur les aspects opérationnels et les flux d’informations. Tout en offrant une grande liberté d’action aux Guides, cela a donc été réalisé en étroite collaboration avec les consultants d’Audaxis. 

J’ai été très contente de constater que je pouvais modifier moi-même le code html et le faire intégrer par Audaxis. Le rendu final colle au plus près de notre charte graphique. 

Les facteurs de succès du projet : Communication & Appropriation de l’outil en interne 

A l’issue du projet, nous identifions plusieurs facteurs de succès. Comme l’explique Mathilde Verougstraete, “La bonne entente générale a favorisé le succès. On osait se dire les choses, et on débloquait les problèmes rapidement. Il y avait une vraie fluidité dans les échanges, facilitée aussi par Teams, via lequel on était en contact quotidien avec l’équipe d’Audaxis”. 

Au-delà de la phase de cadrage initiale, la bonne gouvernance du projet a joué un rôle majeur. Chaque semaine, les Comités de projet étaient utiles à tous pour la rapidité des échanges et ne pas laisser s’accumuler les problématiques. Les Comités de Pilotage mensuels permettaient quant à eux en intégrant la Direction de prendre un peu de hauteur sur le projet : identifier les retards, quantifier les efforts à réaliser… et tout cela sans tension. 

Les utilisateurs ont très bien accueilli l’ergonomie et la facilité d’utilisation de la solution. Les échanges sont réguliers pour continuer d’améliorer la solution. 

Ce projet a permis une véritable prise de conscience de voir l’utilisation d’un ERP comme un continuum permettant d’adapter l’application au fur et à mesure de l’évolution des besoins. 

Avec APIZ, le mouvement de jeunesse a trouvé la solution de gestion dont il avait besoin, à la fois structurant mais aussi agile, pour s’adapter facilement à son organisation et son activité. 

 

EDI et ERP : comment en faire une opportunité ?

L’intégration d’un EDI avec l’ERP est souvent vue comme une difficulté. Focus sur notre approche : découvrez comment en retirer le maximum de bénéfices de cette intégration. Les échanges EDI sont une réalité incontournable dans les secteurs de l’industrie et de la...

L’industrie Le Plomb Français profite pleinement de la mise en place de l’ERP APIZ 

L’entreprise française du groupe Ecobat utilise la solution APIZ pour la gestion de production et l’administration des ventes. Bilan avec la DSI de la grande société industrielle après 1 an d’utilisation.  Premier producteur Français de plomb et leader sur son marché,...

Audaxis maximise les performances de PostgreSQL avec Muppy 

Audaxis intègre Muppy a son offre. Découvrez cette plateforme DevOps qui permet de faciliter la gestion des infrastructures PostgreSQL Haute Disponibilité et Multi Cloud les plus complexes.   Notre équipe cherche sans cesse des moyens d'augmenter les performances des...

L’éditeur Médecine & Hygiène choisit APIZ ERP 

Le groupe d’édition suisse a décidé de s’équiper de l’ERP Open Source APIZ, une solution sur mesure pour le métier de l’édition et la gestion d'abonnements. Médecine & Hygiène est la référence en Suisse romande en matière de production d'informations santé de...

La version 3.0 de APIZ est disponible

Nouvelles fonctionnalités, amélioration de l’ergonomie, optimisation technologique, intégration à des solutions tiers. Le point sur les grandes évolutions de la solution ERP Open Source depuis la version 2.0.  L’offre APIZ Advanced ERP Solutions, déploie sa nouvelle...

Les métiers de l’ERP : le support et la maintenance

Un ERP nécessite une équipe et une organisation de Support à la hauteur des enjeux de continuité des activités. L’ERP est un élément central de la gestion d’une entreprise. Production, vente, logistique, comptabilité, tous les départements sont concernés et...

La société Navailles choisit l’offre ERP Open Source APIZ

La société Navailles renouvelle sa confiance en Audaxis pour soutenir son ambitieux programme de développement. Elle choisit d’implémenter Apiz, la nouvelle offre ERP basée sur des technologies Open Source. Depuis plus de 50 ans, Navailles fabrique des sièges...

Livre Blanc – L’ERP pour les années à venir : les qualités indispensables

Découvrez notre nouveau Livre Blanc ERP Au cœur du fonctionnement de votre entreprise, l’ERP est mis sous tension, à l’épreuve des changements profonds que nous vivons et à l’accélération de la digitalisation. Les besoins métier évoluent sans cesse et de nouvelles...

L’ERP et les défis du développement à l’international

Votre logiciel de gestion ERP est-il prêt à accompagner votre entreprise dans ses ambitions d’expansion à l’international ?Peu importe sa taille, toute entreprise évolue dans un environnement plus complexe. Non seulement, les canaux de distribution se sont étendus et...

Projet ERP : Quelle équipe pour accompagner votre entreprise ?

Savez-vous qui sont les consultants qui vous accompagnent pour mener à bien un projet ERP ? Découvrez les experts dont vous avez besoin et le rôle de chacun dans le succès du projet. A toutes les phases de l’implémentation d’un ERP mais aussi de sa maintenance, il est...

Contactez-nous

Votre entreprise est à la recherche d’une solution ERP moderne, flexible et évolutive ? Vous avez besoin d’un partenaire expérimenté  dans l’implémentation d’ERP ?  Nous sommes à votre écoute.

 

14 + 9 =