Nos conditions générales de vente pour le Luxembourg

1. CONDITIONS GENERALES DE BASE

Application

Les conditions générales de base sont d’application pour tous les types de contrats. Seules peuvent prévaloir les conditions exprimées dans le contrat de services relatif au présent accord.

Durée de validité des offres

Toutes nos offres sont valables pendant une période de deux mois à compter de leur date d’émission.

Confidentialité

Audaxis s’engage au secret le plus absolu sur les documents confiés et indiqués par le client ainsi que sur les états et documents résultant de leur traitement.

Droits intellectuels

Audaxis reste en tout état de cause propriétaire du know-how apporté lors de l’exécution du contrat ainsi que de ses idées et inventions et, d’une manière générale, de la transcription informatique, de sorte qu’elle puisse les utiliser dans d’autres projets. Le Client s’engage à ne pas commercialiser les travaux réalisés par Audaxis ni à fournir des services liés à ces derniers sauf accord écrit préalable.

De même, Audaxis se réserve le droit d’utiliser les enseignements qu’elle aura tirés de l’étude et de la réalisation des travaux qui lui sont confiés. Les données, programmes, et informations qui sont dans le domaine public, soit, qu’ils aient été élaborés de façon indépendante, soit qu’ils aient été obtenus par des moyens légitimes, ne seront pas couverts par la confidentialité et la cession des droits. De même, n’interviennent pas dans ces notions tout concept, idée, savoir-faire ou technique relevant du domaine du traitement de l’information qui auraient été communiqués à Audaxis et ensuite développés au cours de l’exécution du présent contrat.

Décision de démarrage

La décision de démarrage appartient au client. Il lui incombe en conséquence de prendre préalablement toutes mesures nécessaires pour s’assurer du parfait fonctionnement de la solution avant sa mise en service.

Sauvegarde des données

Sauf accord écrit préalable, le client est responsable des copies de sécurité (sauvegarde) de toutes les informations contenues dans son système informatique.

Si par manque de sauvegarde, Audaxis devait intervenir pour reconstituer ces informations, les interventions s’y rapportant seraient dans tous les cas portées en compte au client au tarif en vigueur au moment de l’intervention.

Assurances diverses

Puisqu’il a l’obligation de sauvegarde de ses données, le client renonce à rechercher la responsabilité d’Audaxis en cas de dommage survenu aux fichiers et tous autres documents qu’il aurait pu confier à Audaxis pour traitement. Il fera son affaire des assurances contre ce risque ainsi que contre les divers risques et notamment l’incendie, les explosions, les dégâts des eaux pouvant survenir. Il se prémunira le cas échéant contre ces risques en constituant un double de ces documents.

Le client est tenu pour responsable de tout dommage causé dans ses locaux aux biens ou au personnel d’Audaxis ainsi qu’aux biens ou personnel de tiers éventuels au service d’Audaxis quand ces dommages ont pour origine sa négligence ou son comportement fautif.

Limitation des responsabilités

La responsabilité d’Audaxis, sauf en cas de dol ou de négligence grave, sera limitée aux corrections d’erreurs sans toutefois que les montants engagés puissent être supérieurs aux sommes payées. Ne peuvent donner lieu à réparation les dommages indirects, c’est-à-dire les préjudices financiers ou commerciaux (manque à gagner, augmentation de frais généraux, perturbation de planning, perte de profit, de clientèle ou d’économie escomptée, etc.) ainsi que les réclamations formulées par un tiers contre le client. De même, Audaxis n’encourra aucune responsabilité au cas où les services prévus au présent contrat ne pourraient être exécutés en tout ou partie pour des raisons inhérentes au client.  Toute action mettant en cause la responsabilité d’Audaxis doit être entamée au plus tard trois mois après la survenance des faits motivant cette action.

Calendrier d’exécution

Si un calendrier d’exécution a été défini, celui-ci pourra varier en fonction des éléments suivants :

• travaux supplémentaires demandés en cours d’analyse
• retard dans l’acceptation de l’analyse
• non disponibilité du personnel du client pour réaliser l’analyse ou l’étude en collaboration avec Audaxis.
• non disponibilité du système informatique chez le client
• cas de force majeure.

Les délais d’exécution des travaux indiqués par le contrat ou la proposition acceptée seront respectés par Audaxis au mieux des possibilités sans que leur non respect puisse jamais donner lieu pour le client à une quelconque indemnité ou la résiliation unilatérale du contrat, sauf si le non-respect des délais est causé par une faute ou négligence d’Audaxis.

Modification du contrat

Les coûts sont établis en fonction de la solution décrite dans le contrat.  Si en cours d’analyse ou d’étude, des modules additionnels ou des travaux supplémentaires devaient s’y ajouter, en ce compris ceux qui résulteraient d’instructions données par le client, le coût serait réajusté.

Cession du contrat

Le client ne peut céder ni mettre en garantie le contrat ou l’un des droits ou obligations y afférents sans accord écrit préalable d’Audaxis.

Rupture du contrat

Si après signature du présent contrat, le client décidait de ne pas installer la solution ou d’arrêter l’installation, Audaxis porterait en compte au client, en plus des tranches prévues au contrat, une indemnité équivalent à 20 % du prix global du contrat. Cette indemnité sera portée en compte dès que le client signifiera à Audaxis la rupture du contrat. Si Audaxis décide de ne pas installer la solution ou d’arrêter l’installation, le client pourra facturer à Audaxis une indemnité équivalent à 20% du prix global du contrat.

Le contrat sera par ailleurs résilié de plein droit en cas de concordat ou de faillite.

Conditions de paiement

Toutes les factures sont payables au comptant et sans escompte, par virement en Euro, au Grand-duché du Luxembourg.

En cas de paiement par tout autre moyen (chèque…), le client doit supporter l’ensemble des frais bancaires liés aux traitements engendrés par ce type de paiement.

Le non paiement d’une facture à sa date d’exigibilité et en tout cas après le second rappel, entraîne la suspension automatique et de plein droit des obligations contractuelles d’Audaxis, sans autre avis préalable et sans délier pour autant le client de ses engagements.

Toute facture impayée à bonne date porte automatiquement et sans mise en demeure intérêt au taux du crédit de caisse majoré de 6%.

Client de facturation

Si l’adresse de facturation est différente de l’adresse de livraison du client, le client communiquera par écrit les coordonnées à Audaxis.

Modification des conditions générales

Audaxis se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales même en cours de contrat. Le nouveau texte sera adressé au client lequel disposera d’un délai de 30 jours pour communiquer ses remarques éventuelles s’il ne devait pas accepter les nouvelles conditions générales. Dans le cas échéant, ces dernières ne seraient d’application que pour de nouveaux projets.

Protection du personnel

Sauf accord écrit au préalable, les deux parties s’interdisent expressément d’engager, faire engager, chercher à engager ou à faire engager, directement ou indirectement, ou par personnes interposées, sous quelque forme que ce soit, et sous quelque statut ou contrat que ce soit, tout membre quelconque du personnel de l’autre partie. Cette interdiction s’applique quelles que soient les circonstances de départ de ce membre du personnel. Après une période continue de 3 ans sans aucune prestation réalisée par un membre du personnel pour le compte du client, cette clause n’est plus valable.

Toute infraction à cette clause entraînera automatiquement et sans autre avertissement une indemnité pour le dommage causé, équivalente à douze mois du coût salarial global (salaire + toutes les charges afférentes à la personne) de ladite personne au moment de son départ, sans préjudice de dommages et intérêts plus importants s’il échoit.

Tarifs

Les tarifs sont définis dans le contrat de services. Ils peuvent être révisés annuellement avec préavis de 3 mois sur base de l’évolution de l’indice de prix à la consommation.

Frais annexes

Les frais annexes comprennent les frais de déplacement et les frais de séjour des collaborateurs d’Audaxis. Quelques exemples non exhaustifs de tels frais : Billet d’avion  « classe économique »,  billet de train « 2è classe », voiture de location « classe A », frais kilométriques forfaitaires lors de l’emploi de voiture personnelle, péages autoroutiers,hôtel « 3 ou 4* », repas ou tout autre frais.

Ces frais  ne font jamais partie des prix forfaitaires ni des taux journaliers d’intervention. Ils sont portés directement en compte du client sur base des frais réels et en fonction des moyens employés par les collaborateurs d’Audaxis.

Litige

En cas de litige, seuls les tribunaux de Luxembourg seront compétents. La présente convention est soumise au droit luxembourgeois.

2. DEVELOPPEMENTS SPECIFIQUES

Application

Les conditions générales de ce chapitre ne sont d’application qu’en cas de commande de développement spécifique.

Définition des développements spécifiques

Sont considérés comme développements spécifiques, soit l’écriture complète d’une application sur mesure, soit des adaptations ou développements complémentaires à d’autres logiciels.

Les prestations de développements spécifiques sont exécutées dans les locaux d’Audaxis.

Détermination des prix

Le prix des développements spécifiques comprend les coûts d’analyse et de programmation.

Sauf stipulation expresse au contrat de services, les coûts d’installation et de formation ne sont pas compris dans le prix, pas plus que les frais annexes éventuels.

Les coûts de l’analyse comprennent la prise des données dans les locaux du client, la rédaction de l’analyse, la conception des imprimés et la présentation de l’analyse.

Les coûts de programmation comprennent l’écriture des programmes, l’encodage des programmes, le test et la livraison des programmes.

Bon de commande

Tout développement fera préalablement l’objet d’un bon de commande détaillé, contenant la description du développement et son prix. Ce document sera signé par les deux parties.

Obligation du client

Les programmes seront réalisés en respectant scrupuleusement les termes de l’analyse que le client devra approuver et dont il est responsable.  Il est donc indispensable que celle-ci ait été exécutée avec l’entière collaboration du client en ayant fourni à Audaxis toutes les informations nécessaires et de la manière la plus précise possible.  L’obligation contractuelle d’Audaxis s’analyse comme une obligation de moyen.

Sources

Les sources des développements spécifiques appartiennent aux clients.

Après la livraison et l’installation des sources sur le système du client, ce dernier devient responsable de la sauvegarde des sources.

Dans le cas de développement autour d’un progiciel standard, Audaxis se réserve le droit d’utiliser les sources pour améliorer la version standard.

Réception

La validité des programmes est appréciée par le client en accord avec Audaxis à la suite du traitement d’un jeu de tests complets effectué par le client dans un délai de trente jours au plus tard après la livraison.  Les essais sont considérés comme satisfaisants et la responsabilité ultérieure d’Audaxis se trouvera dégagée en l’absence de réserve écrite formulée par le client mentionnant une anomalie sur base du traitement du jeu de tests complets.  En l’absence de cette réserve écrite, les programmes seront donc considérés comme réceptionnés  dans les trente jours de la livraison.

Garantie 

Les développements spécifiques réalisés par Audaxis sont garantis 1 mois, à partir de la réception. La garantie consiste en la correction des erreurs et ne s’applique toutefois qu’après exécution des démarches reprises ci-après : le client adresse à Audaxis une demande écrite d’intervention justifiée par la description précise de l’erreur ou des erreurs constatées par lui et accompagnée d’un maximum de documentation (listings, impressions d’écran, etc.).

La garantie ne couvre que la programmation à l’exclusion expresse de tout problème d’analyse. Sont notamment exclues les erreurs de manipulation du personnel de l’utilisateur, l’assistance complémentaire ainsi que tout problème inhérent au matériel (hardware) de l’utilisateur et au software de base.

La garantie est automatiquement annulée par quelque modification que ce soit, même de détail, apportée par l’utilisateur ou par un tiers à l’un quelconque des éléments de programmation fournis par Audaxis, sauf accord écrit préalable contresigné par les deux parties.

Dans tous les cas, le client doit fournir sur simple demande à Audaxis la liste complète de l’historique système journalier et ce, dans le but d’analyser les causes des problèmes. Si tel n’est pas le cas, les interventions seront considérées comme interventions normales hors garantie.

Délai d’intervention

Audaxis intervient dans la mesure du possible dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables à compter de la réception de la demande et ce en fonction de l’urgence de celle-ci et sauf éventuel cas de force majeure.

Messages d’erreurs

S’il survient un message en cours de traitement d’une fonction du développement spécifique et que le client répond de sa propre initiative au message au lieu d’appeler Audaxis, et que ceci entraîne des interventions de la part de cette dernière, ces interventions seront dans tous les cas portées en compte au client au tarif en vigueur au moment de l’intervention.

Limitation des responsabilités

Après la période de garantie, Audaxis est exonérée de toute responsabilité quelconque, et ne pourra plus être tenue à aucune indemnité pour un dommage particulier ou indirect résultant de travaux erronés. Toute intervention d’Audaxis fera l’objet d’une facturation en régie au tarif en vigueur.

Nouvelles modifications

Pour toutes nouvelles modifications, le client adresse à Audaxis une demande écrite avec description précise de l’intervention demandée, étayée d’un maximum de documentation (exemples, listings, etc…).

Audaxis, après avoir réalisé les travaux d’analyse préliminaire nécessaires, adressera au client une offre détaillée, précisant le coût, les aspects techniques et le délai de l’intervention demandée.

Cette offre sera soumise aux présentes conditions générales.

Le client retournera à Audaxis le double de son offre signé pour accord et valant confirmation de commande.

A la réception de cette confirmation et sous réserve d’exécution par le client des conditions de l’offre, Audaxis fournira les prestations demandées.

Conditions de facturation

Sauf stipulation contraire au contrat de services, les conditions de facturation sont :
Pour les développements inférieurs à 50 jours:

• 50 % à la commande
• 50 % à la livraison

Pour les développements supérieurs à 50 jours:

• 30 % à la commande
• 20 % à la signature de l’analyse
• 40 % à la livraison des programmes
• 10 % à la réception

3. SERVICES

Application

Les conditions générales de ce chapitre ne sont d’application qu’en cas de commande de services.

Définition

Toute heure prestée pour un client, qui n’entre pas dans le cadre de la période de garantie sans préjudice des limitations y afférentes et quel que soit le type d’intervention (installation, assistance, développement spécifique simple, formation, supervision,..) et le domaine d’application (logiciel standard, développement spécifique, installation de systèmes, interventions techniques,..) équivaut à une heure facturable au tarif en vigueur.

Toutes les prestations se font soit chez le client, soit chez Audaxis. Toute prestation décommandée moins de 48h à l’avance est due, sauf cas de force majeur.

Le client peut demander expressément qu’un travail soit exécuté en dehors des heures normales du bureau (après 20h, les week-ends ou les jours fériés).  Dans ce cas, cette intervention sera portée en compte à 200% du tarif en vigueur, en sus des frais de déplacement et de séjour.

En fin de mois, un relevé du total des heures prestées pendant le mois sera adressé au client. Toutes les heures reprises sur le relevé seront facturées au tarif défini.

Obligation d’Audaxis

Dans le cadre des services fournis par Audaxis, le client accepte de considérer qu’il est pour ainsi dire impossible dans l’industrie de l’informatique de répondre en toutes occasions aux souhaits exprimés et notamment de trouver une solution à chaque problème donné. Dans ces conditions, l’obligation d’Audaxis s’analyse comme une obligation de moyen.

Rapport de visite

Sauf accord écrit au préalable, toute prestation en clientèle fait l’objet de la part des collaborateurs d’Audaxis, d’un rapport de visite mentionnant notamment les kilomètres parcourus, l’heure d’arrivée et de départ, le but de la visite et les travaux réalisés.

Locaux

Le client s’engage à mettre à la disposition du personnel d’Audaxis des locaux adéquats. Ils seront équipés de manière telle à n’engendrer aucune gêne ou inconfort pour l’exécution normale de son travail.

Les employés d’Audaxis qui seront amenés en exécution de la présente convention à exécuter leurs prestations dans les locaux du client resteront sous l’autorité exclusive d’Audaxis quelle que soit la durée de ces prestations extérieures. Ces derniers respecteront toutefois les procédures d’accès et de sécurité qui leurs seront indiquées par le client.

La réglementation relative à la mise de travailleurs à la disposition d’utilisateurs n’est pas applicable à la présente convention, sauf accord écrit au préalable.

Autorité du client

Le client est responsable des instructions données au personnel d’Audaxis.

Audaxis ne saurait par ailleurs s’assurer préalablement des pouvoirs des personnes qui donneraient des instructions pour compte du client. Le client sera donc valablement engagé par le ou les membres de son personnel qui ont été habilités par écrit à donner des instructions à Audaxis à cette fin.

Accès au système informatique

Si le client utilise un système de sécurité pour limiter l’accès au système informatique sur lequel Audaxis doit intervenir, le client devra lever cette sécurité pour permettre aux collaborateurs d’Audaxis un accès aisé au système.  Si en raison de ce système de sécurité, ces mêmes collaborateurs subissent des pertes de temps, (attentes, non accès à une librairie, locaux non-conformes, etc…) celles-ci seront portées en compte au client au tarif en vigueur au moment de l’intervention.

Conditions de facturation

Les conditions de facturation des travaux en régie sont 100 % en fin de mois, en fonction des travaux prestés.

Délégation de personnel

Application

Les conditions générales de ce sous-chapitre ne sont d’application qu’en cas de commande d’une mission ‘délégation de personnel’.

Définition de la mission

La mission d’Audaxis comprend une assistance spécifique au client pour un projet d’automatisation conçu par ce dernier.

Audaxis charge un de ses collaborateurs (l’exécutant) de l’exécution de la mission.

Durée

Chaque mission est acceptée pour une durée bien déterminée. Elle prend fin automatiquement et de plein droit à la date prévue.

Prolongation de la mission

Au plus tard aux 2/3 de la durée de la mission, le client pourra demander à Audaxis la prolongation de la mission. En l’absence de cette demande, Audaxis ne pourra pas garantir la disponibilité de l’exécutant en fin de mission.

Changement d’exécutant

Au cas où les deux parties le souhaiteraient ou le jugeraient nécessaire, elles peuvent, de commun accord, temporairement ou définitivement, charger un autre exécutant de la suite de l’exécution de la mission.

Au cas où l’exécutant ne peut continuer la mission pour cause de maladie, de rupture de contrat, ou pour toute autre cause non imputable au client, Audaxis s’engage à pourvoir au remplacement de l’exécutant dans un délai maximum de 5 jours.

Responsabilité du projet

Audaxis exécutera au mieux sa mission d’assistance et tiendra compte des indications et directives reçues du client. Etant donné que dans le cadre du présent contrat, Audaxis ne fournit que de l’assistance, la responsabilité du projet incombe au client.

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