L’ERP pour se réinventer en temps de crise

Au cœur du fonctionnement de votre entreprise, l’ERP est mis sous tension, à l’épreuve des changements profonds que nous vivons actuellement. Quels que soient leur taille, leur secteur ou leurs problématiques métiers, toutes les sociétés sont aujourd’hui à la recherche de plus de collaboration, d’agilité, d’évolutivité et d’ergonomie.

L’ERP, le système cœur-poumon de votre entreprise , est critique pour sa survie au quotidien. Il jouera un rôle essentiel dans les prochains mois et années. Alors, à défaut de pouvoir l’écarter, l’ERP sera-t–il l’outil qui vous permettra de vous réinventer ?

Les événements que nous vivons sont révélateurs des besoins des entreprises et des aspirations des clients déjà présents ces dernières années. Ils deviennent aujourd’hui criants. Il est certain que le retour à la normale n’est pas pour demain.

Le futur de votre société dépendra de votre capacité à :

• Assurer pour vos collaborateurs et vos partenaires la disponibilité de l’information en ligne : complète, centralisée et en temps réel
• Garantir une gestion performante des commandes en ligne et un suivi complet des transactions
• Proposer une excellente expérience clients et une interactivité de qualité
• Tenir compte des enjeux environnementaux et sociétaux

Découvrez les 5 qualités de votre ERP qui feront la différence dans votre capacité à rebondir dans le contexte de la crise.

1. ERP et mobilité pour favoriser une relation de confiance

Les impératifs climatiques, la perte de temps dans les transports, le progrès amené par les outils connectés, la pluridisciplinarité des équipes ont suscité de nouveaux usages et aspirations. Il est devenu de plus en plus nécessaire de pouvoir travailler à distance, avoir accès à des informations, à des outils de gestion, à des outils métier et à communiquer de manière nomade.

Rien ne sera plus comme avant… D’une part, vos collaborateurs ont goûté au télétravail et ont pu apprécier ses avantages. D’autre part, vos clients aussi ont utilisé de manière plus intensive et plus large les services en ligne. En tant que citoyen , chacun est devenu plus attentif aux enjeux environnementaux et sociétaux . De nouvelles formes de business, qui s’adaptent à ces nouvelles réalités , vont donc s’installer et se développer .

Dans ce contexte, l’ERP est un outil structurant crucial. Il se doit d’être mobile, de contenir des informations en temps réel à la fois synthétiques et visuelle. Il doit permettre une analyse rapide d’une situation tout en accédant facilement aux détails. Tous les processus doivent être disponibles sur tous les supports, à tout moment, peu importe le lieu. Il doit contribuer à un mode de gestion dématérialisé (paperless). Malgré la dématérialisation et le développement technologique, l’ERP doit contribuer à favoriser les relations de confiance entre collaborateurs ainsi qu’ avec les clients et partenaires.

2. Un ERP agile au cœur du changement

Face à ce que certains appellent déjà le “new normal” , comment se réinventer quand on ne sait pas encore ce que sera demain ? Plus précisément, comment gérer un futur où les changements seront réguliers ? La crise est une opportunité de se poser et de réfléchir au positionnement de votre entreprise et à votre façon de gérer une situation où le changement fera partie de la donne.

Vous aurez plus que jamais besoin d’outils de gestion résilients, capables d’intégrer rapidement de nouveaux processus, d’adapter les flux commerciaux et logistiques, ou encore de s’adapter aux manières de travailler de nouveaux partenaires. Tant de nouvelles pratiques métiers, impliquant votre ERP, sont encore à intégrer ou à inventer pour développer vos activités dans les années à venir ! A ce titre, les ERP Open Source, permettent de répondre rapidement et de manière unique à chaque entreprise, indépendamment du calendrier et des intérêts de l’éditeur.

3. Un système d’informations en temps réel

Que ce soit en tant que collaborateur ou client, nous avons des attentes de plus en plus complexes qui ne peuvent être remplies que dans un contexte faisant appel à de multiples applications travaillant de concert en temps réel.

Si l’on pense au choix d’un produit et à son achat en ligne ou au suivi d’une prestation ou d’un service , nous sommes face à la nécessité d’un échange d’informations entre outils en temps réel de manière robuste. Ainsi , quand on commande nos capsules de café en ligne on s’attend à ce que le tarif proposé soit adéquat, à ce que la commande proposée soit confirmée et à suivre l’état de la livraison. Si l’on est utilisateur d’un service on s’attend à ce que l’information qui nous concerne soit pertinente et à jour. Quel est l’état du payement de mes factures d’opérateur téléphonique ? quel est l’état de la consommation ?

L’ERP étant maître de la transaction, il doit pouvoir communiquer en temps réel avec les autres outils de votre architecture applicative en temps réel et de manière résiliente. Il doit donc assurer des cessions utilisateur stateless (sans cession) de manière à ce que de multiples clusters techniques puissent prendre le relais les uns sur les autres en cas de surcharge, défaillance ou indisponibilité durant la maintenance. Les connexions avec d’autres systèmes doivent être conçues de manière à assurer la mise à jour des informations via des web services performants. Voilà comment assurer le contact avec vos clients en temps réel, assurer des interactions riches et rapides tout en assurant la spécificité de votre métier.

4. L’ERP en disponibilité continue

En tant que collaborateur d’une entreprise, nous nous attendons à avoir les informations nécessaires à l’exécution de ses responsabilités centralisées, en temps réel et si possible dans un nombre d’outils le plus limité possible. Depuis le début du confinement, les horaires ont changé, les semaines se sont déstructurées et certaines entreprises ont une fluctuation des charges très forte et totalement imprévisible.

Dans ce contexte, amené à perdurer, vous avez besoin de systèmes résilients et scalables qui permettent une gestion d’activité sans interruption et sans limitation de charge ou de volumétrie, pour s’adapter à des besoins ponctuels ou croissants.

La résilience impose d’utiliser une technologie de bases de données qui permette de garantir une persistance des données, sans pertes, de manière continue . Les technologies Open Source, notamment PostgreSQL , permettent d’envisager des fonctionnalités de clusterisation, de back-up sans interruption de service, de dupliquer des bases de données en temps réel de manière peu onéreuse et de remonter sur un état précédent à l’instant près. C’est aussi grâce à l’implémentation de ces innovations que vous assurerez à vos collaborateurs et clients une disponibilité continue.

5. L’ERP au cœur de vos services en ligne

La crise nous a fait entrer pleinement dans le règne des services en ligne et de l’e-commerce. De nombreuses entreprises ont vu leurs commandes en ligne exploser, d’autres ont dû développer très rapidement de nouveaux outils pour pouvoir assurer la continuité de leurs activités.

Et votre ERP dans tout cela ? Si à court terme, vous avez dû parer au plus pressé , avec des solutions non intégrées, sur le moyen terme et le long terme, la consolidation des informations et des commandes au sein de votre logiciel de gestion sera essentielle pour assurer la qualité de vos services et fidéliser vos clients.

En plus de consolider l’intégration d’applications ou portails web existants, vous devez pouvoir anticiper l’avenir. Qui sait de quelles applications vous aurez besoin demain? Peut-être développerez-vous des sites e-commerce plus ciblés ou conclurez-vous un accord avec un nouveau partenaire qui utilise des outils innovants ?

La capacité de votre ERP à intégrer différents types de données et à les indexer est fondamentale. Cela demande l’utilisation conjointe de bases de données relationnelles et de bases de données non-relationnelles . Par ailleurs, il doit permettre l’intégration rapide et en masse de données tout en préservant la qualité de celles-ci. Ces données étant par essence propres à chaque entreprise, l’adaptabilité , la capacité à modeler votre système d’information est capitale . Pour finir, la qualité de la donnée doit être pensée. Quelle est la capacité à développer dans votre système ERP des procédures de vérification, des tests sur les transactions et des alertes sur des procédures utilisateur qui contribuent à maintenir des informations de qualité? Votre ERP sera le garant de la cohérence et de la qualité du suivi de vos services.

Un ERP Open Source, basé sur des socles technologiques modernes , offre la capacité d’adaptation et la souplesse nécessaires pour relever ces défis . Dans ce cercle vertueux, la plupart du temps, vous allez privilégier des acteurs de l’économie locale et contribuer à l’ancrage des connaissances…

Vous souhaitez en savoir plus et découvrir comment les solutions ERP Open Source et ERP Cloud vous permettront de relever ces défis ? Contactez-nous !