Depuis des années, l’ERP tient une place à part dans le paysage applicatif des entreprises. Par analogie, on pourrait le comparer au cœur, au cerveau et aux poumons d’une entreprise : il aide à la prise de décision, il alimente les différents départements en données et fluidifie le pilotage des opérations.
Le choix d’un ERP est donc crucial et peut parfois être très chronophage (implémentation, personnalisation, intégration,…). Ceci explique toute la difficulté que certaines entreprises ont à franchir le cap ou même de changer leur solution qui les accompagne parfois depuis un certain temps.
Et s’il était temps de changer d’ERP ?
Toute entreprise est vouée à évoluer. C’est inéluctable si elle veut se maintenir dans la durée. En état au cœur de l’activité des entreprises, l’ERP n’a d’autre choix que de suivre cette évolution. Or, dans certains cas, l’ERP devient un frein à votre croissance et des signes d’obsolescence se font sentir.
Si vous hésitez encore à faire le choix d’un ERP, Audaxis a répertorié 5 motifs pour lesquels il est indispensable de faire évoluer un ERP et même le changer si nécessaire.
1) La solution est vieillissante voire obsolète
D’après une étude réalisée en France en février 2015
par le CXP en partenariat avec le site erp-infos.com, 56% des ERP utilisés ont plus de 5 ans et 28% d’entre eux ont déjà atteint la première décennie. On parle donc d’un parc de logiciel ERP vieillissant. En plus de l’âge de ces logiciels de gestion, il est important de vérifier la version utilisée. Etant donné les coûts parfois exorbitants des mises à jour, environ la moitié des entreprises actuelle possédant un ERP utilisent une version dépassée[1].
Dans tous les cas, nous conseillons aux entreprises de faire un audit auprès de tous les utilisateurs de la solution pour vérifier d’une part, si elle répond encore à leurs besoins et d’autre part si elle est peut évoluer en s’adaptant aux nouveaux business modèles.
2) La solution est peu intuitive et satisfait plus les utilisateurs
Un ERP est utilisé par toute les départements d’une entreprise et à différents niveaux. Il n’est donc pas destiné aux uniques informaticiens de l’entreprise. Au contraire, il doit être ergonomique, intuitif et facile d’utilisation.
En tant que réel outil de prise de décision, il est censé fournir des rapports et des analyses et donc de la valeur ajoutée à l’entreprise. Pour ce faire, il faut impérativement que tous les collaborateurs y trouvent leur compte et sachent comment utiliser la solution à bon escient. L’ERP installé offre-t’il une vision globale sur l’entreprise et des outils de BI (Business Intelligence) et participe-t-il à l’élaboration de la stratégie ?
Pourtant, en 5 ans, les best practises d’une entreprise changent énormément. Et ne parlons pas des changements en 10 ans…Pour illustrer cela, prenons l’exemple du mobile. Il y a quelques années, ce n’était pas courant. De nos jours, la mobilité est indispensable. La solution installée le permet-elle ? C’est un des points faibles des ERP.
Au niveau de l’ergonomie et de la facilité d’utilisation (fluidité de navigation, recherche d’information, temps de réponse, …), les entreprises doivent se poser les bonnes questions. D’autant plus qu’il y a quelques années, l’ergonomie n’était pas une priorité des ERP.
3) L’écosystème de l’entreprise évolue
De nos jours, toute entreprise évolue dans un écosystème. Il va sans dire que cet écosystème doit s’adapter et évoluer. En admettant que l’ERP réponde aux deux premières exigences et qu’il offre satisfaction en interne, il doit également convenir à l’environnement externe.
Pour vérifier cela, il faut se poser certaines questions : L’ERP permet-il un accès aux partenaires ? L’ERP est-il capable d’échanger des données avec eux ? Offre-t-il des outils d’analyses suffisant pour une exploitation stratégique de type BI ?
Si tels n’est pas le cas, l’entreprise est susceptible de passer à côté d’opportunités de développement importantes. D’où provient ce manque d’interactivité avec l’écosystème ambiant ? N’est-il pas temps d’envisager une solution plus adaptée et actuelle ?
4) Maîtriser les coûts
Toujours selon l’étude du CXP, près d’1/3 des CEO voire même des CTO ne connaissent pas le coût total de leur projet ERP. Cela peut notamment s’expliquer par le nombre de modules déployés « au compte-goutte » et ce, étalé sur plusieurs années. Le coût initial se voit donc en être impacté.
Le danger de vouloir maintenir un ERP ancien à tout va peut avoir des conséquences dramatiques sur le budget informatique d’une entreprise. Les coûts de supports et de maintenance sont tels qu’il n’y a plus de place pour l’innovation. De plus, les coûts de développement à prévoir pour arriver à niveau des avantages d’une solution plus récente peuvent être conséquents.
Une solution ERP en mode Cloud/SaaS telle que NetSuite vous garantit aucune surprise en termes de dépense. Sur base d’une souscription annuelle, l’entreprise ne paie que les modules dont elle a besoin. Pas de coût de maintenance ou de support. Tous ceux-ci sont à charge de l’éditeur de la solution. De plus, un ERP Cloud ne nécessite pas d’investissement préalable dans une infrastructure informatique. Tout est hébergé par l’éditeur. Les coûts finaux sont donc prévisibles et directement corrélés à l’activité de l’entreprise.
5) Emergence des nouveaux business modèles
La révolution numérique actuelle n’épargne pas l’économie. Et avec elle, des ruptures technologiques sans précédent voient le jour avec notamment l’apparition de nouveaux acteurs sur les marchés. L’accent est désormais mis sur l’innovation, la vélocité, la mobilité et l’agilité. De nouveaux modèles économiques voient le jour.
Dans le contexte économique actuel, les ERP Cloud promettent efficacité et performances. Ils sont donc peut être une réponse adéquate aux problématiques énoncées ci-dessus. Véritables booster de l’innovation, leur côte n’en finit pas de grimper. D’après une prévision d’IDC, d’ici 2018, un tiers des vingt plus grandes entreprises mondiales seront mises en concurrence par de nouveaux arrivants.
[1] D’après une étude de Forrester Research