Médecine & Hygiène est la référence en Suisse romande en matière de production d’informations santé de qualité pour les professionnels et le grand public. Le groupe participe au rayonnement francophone de la dynamique locale dans le domaine de la santé. Ses différentes marques couvrent de manière complémentaire ce domaine (Revue Médical Suisse, Planète Santé, MH Communication, Georg Editeur). 

Le choix d’un ERP Open Source 

Equipé de la solution ERP Open Source Compiere, le groupe M&H souhaitait moderniser son Système d’Information tout en conservant les avantages d’une solution flexible, capable de s’adapter aisément aux spécificités de son métier.   

M&H a choisi de mettre en place APIZ, la nouvelle offre ERP d’Audaxis, basée sur des technologies Open Source. La société a été séduite d’une part par l’approche fonctionnelle du vertical Abonnements et ses fonctionnalités étendues et, d’autre part, par la modernité de l’interface de APIZ. 

ERP et métier de l’édition 

APIZ dispose d’une offre ERP verticale de gestion d’abonnements et de gestion d’édition adressée à des groupes de presse, de diffusion et d’édition. C’est pourquoi M&H a pour projet de mettre en place de nombreuses fonctionnalités de cette solution de gestion dédiée à ses activités :  

• Gestion du référentiel propre au secteur (revues, titres, collections, tirage, auteurs, distributeurs…) 
• Gestion des abonnements 
• Gestion des droits d’auteur 
• Suivi commercial spécifique avec ses règles de paiement, schémas de relance et de renouvellement 
• Gestion financière prenant en compte les spécificités du métier 

Nouvelle interface ERP moderne 

Au-delà des fonctionnalités, le choix de M&H s’est porté sur APIZ pour l’intuitivité de son interface. L’objectif est de faciliter le travail quotidien des utilisateurs et d’augmenter leur productivité sans perdre en fiabilité.  

Grâce à des nouveaux outils de visualisation et de navigation ainsi que les possibilités de personnalisation de l’espace de travail, M&H vise à rendre l’exécution de tâches quotidiennes plus simple, plus rapide et plus efficace.  

Adapté aux défis de la mobilité, APIZ permet également d’accéder aux informations ou de traiter des processus à tout moment sur tablette et smartphone. 

L’optimisation de l’expérience utilisateur ne se fera pas au détriment des performances puisque APIZ repose sur un socle technique novateur qui garantit une haute disponibilité et la capacité à traiter des volumes élevés de données. 

ERP et intégration site e-Commerce 

M&H a besoin d’une solution ERP capable de l’aider à développer ses activités en ligne avec un niveau élevé de qualité de services pour les clients. 

C’est pourquoi, l’éditeur a fait le choix de technologies ouvertes, qui permettent de garantir une grande fluidité dans les échanges entre les applications et de disposer d’informations en temps réel. 

M&H a également été séduit par ce qu’Audaxis a proposé en termes de mécanismes d’échange entre les applications. Apache Kafka servira de plateforme centralisée pour le stockage et l’échange en temps réel de toutes les données émises par l’entreprise. L’ERP, le site e-commerce Magento et le CRM, seront synchronisés en temps réel, avec l’exécution d’une logique sur les priorités en présence d’opérations concurrentes. 

Fondé en 1915, Les Guides Catholiques de Belgique est un des mouvements de jeunesse les plus importants en Belgique. Les Guides ne comptent pas moins de 24.000 membres et une équipe de 30 personnes au siège de Bruxelles. 

L’association était équipée de la solution ERP Open Source Compiere depuis près de 10 ans. Les Guides ont fait le choix de renouveler leur confiance dans les services d’Audaxis et ont décidé d’adopter APIZ Advanced ERP Solutions. 

La nouvelle solution verticale a été mise en production le 1er février et a reçu un accueil très enthousiaste de la part des 4.000 utilisateurs. 

Mathilde Verougstraete, cheffe de projet des Guides, nous a expliqué les défis de ce projet et nous a livré son ressenti. 

Importance du cadrage du projet ERP  

Avant de se lancer dans la mise en œuvre de l’ERP, Les Guides et Audaxis ont réalisé une phase de cadrage. Cette étape a été l’occasion de reprendre notre collaboration sur des bases solides. 

Tout d’abord, il était important de passer au travers de toutes les fonctionnalités de l’application, en profondeur, afin de définir précisément les attentes et les points d’attention. Comme l’explique Mathilde Verougstraete, “Depuis l’intégration de la solution précédente, il y avait eu peu d’évolutions. Il fallait être à l’écoute des besoins utilisateurs et repenser l’application.”  

Ensuite, en termes d’organisation et d’efficacité, le cadrage a été très profitable. L’élaboration d’un Plan Qualité Projet décrivant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs, a permis de formaliser cette première étape du projet. Les rôles et les responsabilités de chacun ont été clairement définis. “Le PQP était un bon outil pour poser les bases d’un projet et faire en sorte que tous les intervenants parlent de la même chose.” 

Une solution gestion ERP complète des activités de l’association 

Les Guides ont pu conserver toutes les adaptations liées à leur métier dans le nouvelle solution APIZ, améliorer certaines fonctionnalités et en ajouter de nouvelles.  

• Gestion de la sécurité d’accès aux données selon la structure du mouvement : fédération, unités, groupes 
• Gestion des membres et de leur parcours dans l’organisation, rôles multiples pour un même membre 
• Appels à cotisation et facturation selon la composition de famille 
• Gestion des formations d’animateurs (environ 100 / an) : gestion des inscriptions et du parcours de formation 
• Gestion des camps (600 par an) : inscriptions, autorisations administratives 
• Gestion des centres d’intérêt des membres et des listes de distribution 
• Gestion d’abonnements aux revues et envoi de mails automatiques 
• Gestion des démarches administratives (téléchargement d’attestations, demandes de subsides, listings, …) 

APIZ s’est adaptée aux règles de validation des Guides et intègre également de nouveaux écrans visant l’optimisation de certains processus tels que la gestion d’inscription aux revues. 

“APIZ s’est vraiment adapté à notre manière de travailler, à nos processus très spécifiques, même par rapport à d’autres mouvements de jeunesse.”

Intuitivité de l’ERP et écrans personnalisés 

“En tant que Cheffe de Projet des Guides, je me suis sentie la représentante des utilisateurs. Mon objectif était de faire en sorte que la solution soit la plus simple et la plus belle possible pour améliorer leur quotidien” explique Mathilde Verougstraete. 

L’interface graphique et l’ergonomie d’un ERP est en effet aujourd’hui considérée comme primordiale. Depuis plusieurs années, les utilisateurs, habitués aux applications mobiles, y sont très sensibles. C’est donc un des objectifs de APIZ de fournir des écrans modernes et intuitifs, permettant d’augmenter la productivité et la satisfaction des utilisateurs. 

La personnalisation du design des écrans est aussi au cœur du projet des Guides. “Il était très important pour les Guides de gagner en autonomie dans la modification des écrans. Nous avons acquis une bonne compréhension de la structure de APIZ et nous nous sommes appropriés l’interface. Il est en effet important pour notre mouvement de garder sa charte graphique sur tous les supports. Nous avions donc envie de pouvoir tout adapter dans l’application” 

Dans le domaine de l’ERP, cela doit bien sûr se faire en anticipant les impacts éventuels sur les aspects opérationnels et les flux d’informations. Tout en offrant une grande liberté d’action aux Guides, cela a donc été réalisé en étroite collaboration avec les consultants d’Audaxis. 

“J’ai été très contente de constater que je pouvais modifier moi-même le code html et le faire intégrer par Audaxis. Le rendu final colle au plus près de notre charte graphique.” 

Les facteurs de succès du projet : Communication & Appropriation de l’outil en interne 

A l’issue du projet, nous identifions plusieurs facteurs de succès. Comme l’explique Mathilde Verougstraete, “La bonne entente générale a favorisé le succès. On osait se dire les choses, et on débloquait les problèmes rapidement. Il y avait une vraie fluidité dans les échanges, facilitée aussi par Teams, via lequel on était en contact quotidien avec l’équipe d’Audaxis”. 

Au-delà de la phase de cadrage initiale, la bonne gouvernance du projet a joué un rôle majeur. Chaque semaine, les Comités de projet étaient utiles à tous pour la rapidité des échanges et ne pas laisser s’accumuler les problématiques. Les Comités de Pilotage mensuels permettaient quant à eux en intégrant la Direction de prendre un peu de hauteur sur le projet : identifier les retards, quantifier les efforts à réaliser… et tout cela sans tension. 

Les utilisateurs ont très bien accueilli l’ergonomie et la facilité d’utilisation de la solution. Les échanges sont réguliers pour continuer d’améliorer la solution. 

Ce projet a permis une véritable prise de conscience de voir l’utilisation d’un ERP comme un continuum permettant d’adapter l’application au fur et à mesure de l’évolution des besoins. 

Avec APIZ, le mouvement de jeunesse a trouvé la solution de gestion dont il avait besoin, à la fois structurant mais aussi agile, pour s’adapter facilement à son organisation et son activité. 

Fondée en 1857 dans la ville universitaire de Louvain, en Belgique, Peeters Publishers est devenue une maison d’édition de renom international. Afin d’avoir une présence plus étendue dans le paysage universitaire mondial, elle possède également des bureaux à Paris et à Bristol dans le Connecticut, aux États-Unis. 

Peeters est une entreprise familiale, toujours détenue et dirigée par la famille. Dès le début, la maison d’édition s’est mise au service du monde académique en publiant des ouvrages de très haut niveau. Elle publie environ 200 nouveaux ouvrages et 75 revues par an. Les sciences humaines et sociales sont les principaux domaines couverts avec des collections portant sur les études bibliques, patristiques, religieuses, classiques et orientales, l’égyptologie, la philosophie, l’éthique, les études médiévales et l’art. 

Une confiance renouvelée pour son logiciel ERP

Depuis près de 10 ans, la société utilise l’ERP Open Source Compiere pour la gestion de ses activités. Satisfait des fonctionnalités adaptées à son métier, l’entreprise a décidé de migrer vers APIZ, la nouvelle offre d’Audaxis qui utilise la librairie Compiere Community Edition.  

L’entreprise reste ainsi fidèle à son partenaire Audaxis, en lui renouvelant sa confiance pour la mise en place d’une solution de gestion des plus modernes. Apiz propose en effet une interface web très intuitive et adaptée aux défis actuels de la mobilité. Elle dispose aussi de fonctionnalités avancées pour booster la productivité et repose sur un socle technique novateur qui garantit de hautes performances.  

Une solution ERP orientée métier 

Au-delà de la modernité, Apiz permettra plus particulièrement à la société Peeters de mettre en place un ERP qui continue de gérer parfaitement ses spécificités métier et d’anticiper les évolutions du marché grâce à son adaptabilité.  Tout l’historique sera en outre conservé. 

La solution sera déployée pour la gestion de l’ensemble des activités, depuis les ventes jusqu’à la comptabilité en passant par le catalogue des ouvrages, la logistique ou les approvisionnements. Parmi les spécificités métier, Apiz gérera notamment la vente d’abonnements de publications scientifiques et la prise en charge des normes propres à l’industrie du livre. 

Les bénéfices d’une relation à long terme 

Fort de 20 ans d’existence, Audaxis a établi une relation de confiance avec ses clients. Peeters a souhaité conserver les bénéfices du savoir-faire d’Audaxis lié à son métier. L’entreprise  sera  accompagnée dans ce projet de migration par un consultant senior avec qui elle collabore depuis de nombreuses années. Une expertise métier et des compétences technologiques pointues seront les garants du succès du projet. 

Plus d’informations sur l’offre Apiz Advanced ERP Solutions