Implémentation d’un ERP pour un grand mouvement de jeunesse

La mise en place d’un ERP a soulagé l’activité du bureau central en décentralisant vers les bénévoles la mise à jour des informations liées aux membres. 

Case Study Apiz-Compiere

Scouts de Belgique

Association de jeunesse comprenant plus de 62.000 membres et 10.000 animateurs bénévoles. Le mouvement dispose d’une structure professionnelle de 50 permanents qui assure les services aux membres.

Les Enjeux

  •  Les animateurs d’unité et de section, utilisateurs clés de l’organisation, formulaient des attentes fortes par rapport à l’outil de gestion en termes de mobilité et d’ergonomie
  • La solution devait répondre aux besoins d’une organisation très évolutive disposant de fonctions très diversifiées. 

 

La Solution

Depuis près de 10 ans, la Fédération des Scouts de Belgique utilise la solution ERP Open Source Compiere mise en place par Audaxis pour la gestion de ses membres. Sa récente migration vers APIZ (lire la news) lui permet de bénéficier d’une toute nouvelle interface web dans une solution 100% mobile avec de nouveaux modes de navigation innovants. L’expérience utilisateur est optimisée tout en conservant les avantages d’une solution ERP totalement personnalisée :

  • Décentralisation de la gestion des membres et contacts (300.000 adresses)
  • Module de customer care (assistance 24h/24 avec accès à toutes les informations via le web) permettant la prise en charge des demandes des membres :
    • Ecran de recherche rapide d’informations par niveau d’organisation
    • Historique des événements
    • Gestion documentaire
  • Gestion des cotisations
  • Gestion des abonnements aux revues
  • Gestion des camps (1.700 par an) et des formations (500 par an)
  • Gestion des centres (locaux, travaux…)
  • Gestion de la production et diffusion de supports d’animation
  • Intégration avec les outils de BI Jaspersoft
  • Mise en place d’un observatoire des unités :
    • Mesure des données démographiques et géographique liées à l’activité
    • Évaluation de l’évolution potentielle de la vie de l’association
  • Gestion de la Comptabilité

 

Les Résultats

  • Grande capacité d’adaptation de l’ERP Open Source à la structure complexe de l’organisation
  • Administration avancée des données et de la sécurité (accès limité par niveau hiérarchique)
  • Autonomie des unités pour la mise à jour des données et l’édition de listes ou de rapports. 
  • Gestion transverse de l’ensemble des activités
  • Flexibilité dans l’évolution du système d’information permettant des modifications rapidement

 

 

« Audaxis a permis à la fédération de disposer d’une solution très complète et totalement adaptée à ses activités. « 

Didier V.

Consultant Senior, Audaxis

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