Compiere est doté d'un processus complet allant du devis jusqu'à la facturation.
Le processus débute par un devis ou une commande de vente et s'appuie sur l'ensemble du paramétrage réalisé ainsi que sur les éléments de base saisis dans les fiches tiers et articles. Toutefois, de nombreux éléments restent modifiables au moment de la saisie de la commande.
Le processus de vente peut débuter à tous les stades : devis, commande, expédition sans commande, facture immédiate, tout en conservant la cohérence des différentes positions de stocks.
Tous les contrôles sont réalisés au moment de l'enregistrement du document : en-cours client, niveau de stock, prix,...
Par ailleurs toute la traçabilité est assurée, il est en effet facile en se positionnant sur une commande de voir l'ensemble des expéditions réalisées ainsi que les factures et les paiements. A l'inverse il est possible à partir d'une facture de revenir sur les expéditions ou les commandes ayant permis son émission.
Détail des fonctions gérées
Devis et commandes
- Création possible par copie d'un devis ou d'une commande existante (commande type)
- Choix du client : Possibilité au moment du choix du tiers de créer ou de modifier un tiers, y compris pour le tiers facturé
- Adresses : Possibilité de créer les différentes adresses pendant la saisie de commande
- Condition de livraison : Les conditions de livraisoDn découlent de la fiche tiers. Elles sont modifiables (en fonction des droits utilisateurs) pendant la prise de commande, notamment pour changer les règles de livraison (livraison totale, partielle), le dépôt concerné, le mode de livraison ou les règles de coût de transport.
- Mode de facturation : Les conditions de facturation sont affichées par défaut et peuvent être modifiées au moment de la saisie de la commande. Cela concerne notamment le type de facture (après livraison, commande complète, immédiate ou suivant le planning client), le tarif à appliquer ou le commercial réalisant la vente ainsi que le mode de paiement (Chèque..) et les conditions de paiement.
- Ligne de commande : en fonction de l'article saisie et des quantités, Compiere effectue un contrôle sur les stocks et sur la présence de l'article (ou de la ressource) selon le tarif indiqué dans l'entête de commande
- Tarif : Le tarif est calculé en fonction des règles tarifaires définies selon un croisement Client-article-tarif-quantité. Le prix indiqué est le résultat de ce croisement. Il peut être modifié sans toutefois être inférieur au prix plancher.
- Validation : La commande doit être validé pour pouvoir être expédiée. Il est possible de ne pas valider la commande mais uniquement de réserver le stock en cas d’attente d'un paiement ou d'une validation client.
- Accusé de réception : l'accusé de réception de commande peut être expédié directement par mail sous forme de pièce jointe au format PDF sans sortir du menu de gestion des commandes.
Expédition
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Générer les expéditions : Il existe 3 manières pour créer les expéditions. Dans tous les cas, seules les commandes expédiables peuvent être traitées (stock disponible, encours OK,...).
- La première est une génération automatique des commandes expédiables. Cette génération peut être limité à un dépôt, un tiers ou une date d'expédition (critère mélangeables).
- La deuxième consiste en une génération manuelle des bons de préparations par une sélection d'une ou plusieurs commandes dans la liste des commandes expédiables.
- La dernière est une création manuelle par appel de la commande à traiter. Il est aussi possible par cette méthode de créer une expédition sans avoir de commande.
- Confirmation des quantités expédiées : Une simple validation de l'expédition permet de confirmer l'expédition si la commande peut être traitée en totalité. Sinon il suffit d'indiquer la quantité réellement expédiée.
- Confirmation : La confirmation d'expédition peut être directement envoyée au client par mail avec une pièce jointe au format PDF.
- Gestion des reliquats : Si une commande ne peut être expédiée totalement le reliquat est conservé sans génération d'une nouvelle commande. Les lignes de commandes indiqueront les quantités expédiées.
Facturation
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Génération des factures : La génération des factures respecte les conditions définies au niveau du client (commande complète, ligne complète, planning,...). Il existe aussi trois méthodes pour générer les factures:
- La première est une émission automatique des expéditions et commandes facturables. Ce traitement peut être limité à un tiers ou une commande (critères mixtes).
- La deuxième consiste en une émission manuelle des factures par une sélection d'une ou plusieurs lignes dans la liste des commandes et expéditions facturables.
- La dernière est une création manuelle. Il est possible par cette méthode de créer une facture sans avoir d'expédition ou de commande préalable.
Autres fonctions
- Saisie rapide de commande
- Gestion des autorisations de retour client
- Gestion des litiges (commande, expédition, facture)
- Gestion du colisage
- Echelonnement du paiement des factures
Les plus
- Traçabilité de tous les documents directement à l'écran par appel des documents source à partir d'un document cible ou d'un document cible à partir du document source.
- Archivage des documents générés en vue d'une GED.
- Différents modes de saisie de commande (point de vente, téléphone, négoce traditionnel).
- Ouverture de Compiere pour intégrer des commandes de sources externes (WEB externe,...).
- Accès pour les client en mode WEB ( demande de devis, suivi des commandes, expéditions, factures).
- Génération des commandes d'achats à partir des commandes de ventes.